Masz już dość zadań, które ciągną się za Tobą w nieskończoność? Dowiedz się co z nimi zrobić i połóż kres prokrastynacji!

Organizacja czasu, Rozwój osobisty

Warto raz na jakiś czas spojrzeć wstecz i przeczytać zapiski z plannera. Czemu? Gdy wystarczająco wnikliwie przyjrzysz się swoim nawykom dotyczącym planowania, możesz odkryć przyzwyczajenia, które osłabiają twoją efektywność. Istnieje ryzyko, że jeżeli się ich nie pozbędziesz, nigdy nie rozwiniesz swojego potencjału.

Ostatnio zauważyłam, że przestaję sobie radzić z, jak mi się wydawało, nadmiarem obowiązków. Postanowiłam, że dalej tak być nie może i czas na zmiany. Chciałam zapobiec mojej osobistej katastrofie, bo czułam że zbliża się wielkimi krokami. Po analizie moich plannerowych zapisków, udało mi się zauważyć, że na moich listach TO-DO znajdują się sprawy delikatnie mówiąc… problematyczne. W jaki sposób je zidentyfikowałam?

Identyfikacja problemu: co jest nie tak?

Niemalże od razu rzuciły mi się w oczy zadania, które ciągnęły się za mną tygodniami. Zauważyłam, że mam tendencję do przepisywania ich niemalże w nieskończoność.  Działo się tak niestety nawet wtedy, gdy nadawałam im priorytet. Moje próby zjadania żaby pełzły na niczym. Podczas przepisywania tych trudnych dla mnie zadań na kolejne dni czułam przede wszystkim niepokój i wyrzuty sumienia. Postanowiłam spróbować dowiedzieć się, dlaczego tak się dzieje.

Źródło problemu: dlaczego niektóre zadania odwlekam, a inne wykonuję bez problemu?

Gdy już udało mi się określić, co sprawia że moje planowanie jest nieefektywne, nadszedł czas na kolejny krok. Zadałam sobie bardzo ważne pytanie:

Jaka może być przyczyna przepisywania przeze mnie zadań? Jakie są ich cechy wspólne?

W poszukiwaniu odpowiedzi na nurtujące mnie pytanie, znalazłam w Internecie link, który przekierował mnie na bloga niejakiego Tima Ferrisa. Trafiłam tam na artykuł, który okazał się strzałem w dziesiątkę. Został w nim przedstawiony krótki i prosty sposób na uporanie się z odwlekaniem zadań. Sposób Ferrisa bardzo mnie zaciekawił i postanowiłam go przetestować.

Krok 1

Zapisz na kartce od 3 do 5 spraw (ale nie więcej), które nieustannie odwlekasz. 

Podążając za instrukcją, wybrałam na początek 3 najbardziej problematyczne dla mnie zadania, które przepisywałam w ostatnim czasie najczęściej. Były to:

  1. Nauka HTML/CSS
  2. Zdjęcia
  3. Sprzątanie

Krok 2

Gdy już stworzyłam listę swoich 3 największych problemów, nadszedł czas na kolejny etap:

Zatrzymaj się na chwilę przy każdym zadaniu. Zadaj sobie 2 kluczowe pytania:

  • Jeżeli pod koniec dnia okazałoby się, że wykonałam tylko to jedno zadanie i nic poza tym – czy zaliczyłabym ten dzień do satysfakcjonujących?
  • Czy przepisanie tego zadania na późniejszy termin sprawi, że na liście na dziś zostaną tylko zadania o niskim priorytecie lub takie, które mogą spokojnie zostać wykonane w kolejnych dniach?

Krok 3

Przyjrzyj się tylko tym zadaniom, przy których odpowiedziałaś twierdząco na co najmniej jedno z powyższych pytań.

Zgodnie z zaleceniem, spojrzałam na swoją listę TO-DO na dziś i stwierdziłam, że oba kryteria spełnia tylko punkt dotyczący nauki HTML i CSS.

Krok 4

Wygospodaruj 2 lub 3 godziny z dzisiejszego dnia i zaplanuj na ten czas działanie, które doprowadzi do wykonania jednego z trudnych zadań. Tim Ferris radzi, żeby był to jeden 2 lub 3 godzinny blok czasowy (z krótką przerwą). W tej metodzie nie dopuszcza się działania w krótkich przedziałach czasowych takich jak 10 minut rano, godzina po południu i 50 minut wieczorem.

Biorąc pod uwagę moje doświadczenie wiedziałam, że gdy odłożę naukę na wieczór, szansa na wykonanie zadania drastycznie zmaleje. Dlatego postanowiłam przełożyć kilka mniej ważnych rzeczy na późne popołudnie i na to zadanie zarezerwowałam czas od 13 do 15:30.

Krok 5

Bądź uważna! Kiedy zauważysz, że zaczynasz się rozpraszać albo zaczniesz kombinować, żeby odłożyć działanie na później – maksymalnie skup swoją uwagę na jednym, wybranym zadaniu. Trzymaj się planu i wytrzymaj do końca wyznaczonego przedziału czasowego. Będziesz sobie za to wdzięczna! 🙂

Nie ma co się oszukiwać, utrzymanie skupienia przez ponad 2 godziny nie należy do najłatwiejszych zadań. W takich sytuacjach zazwyczaj wspomagam się metodą Pomodoro.

Zmiana na lepsze

Postanowiłam, że nie poprzestanę na jednym ćwiczeniu. Chciałam możliwie jak najbardziej przeanalizować możliwe przyczyny mojej tendencji do odwlekania. Odpowiedzi, których udzieliłam sama sobie bardzo mnie zaskoczyły. Okazało się, że w przypadku notorycznie przekładanych zadań:

1.Zapisuję to, co mam do zrobienia zbyt ogólnie.

Odkryłam, że robię tak wtedy gdy zapomnę rozbić większe zadanie na mniejsze kroki. Taka sytuacja sprawia, że tak naprawdę nie wiem czym powinnam się zająć w pierwszej kolejności. Dlatego automatycznie odkładam takie zadania na nieokreślone później.

Kontynuując przykład nauki HTML-a i CSS-a, rozpisałam sobie mój plan nauki na możliwie jak najwięcej etapów. Od tej pory zapisuję tematy moich lekcji, zamiast ogólnego hasła Nauka HTML.

2.Umieszczam na mojej liście zadań sprawy, którymi mogę się zająć w innym czasie.

Gdy wiem, że mam dużo czasu na wykonanie danego zadania, automatycznie nie traktuję go priorytetowo. Podświadomie nie czuję motywacji do ich szybkiego zakończenia. W efekcie nie tylko przepisuję je na później, ale dodatkowo zaśmiecam swój planner. Obecność spraw z tej kategorii na listach zadań powoduje, że te naprawdę ważne i pilne sprawy, giną w gąszczu pozostałych.

3.Wyznaczone zadania nie pasują do moich celów życiowych – nie są dla mnie ważne.

Podsumowanie

Moje osobiste wnioski razem z wykonaniem ćwiczenia autorstwa Tima Ferrisa, pomogły mi niemal całkowicie wyeliminować problem prokrastynacji. Od teraz dużo łatwiej mi zdusić moje tendencje do odwlekania już w zalążku. Mam nadzieję, że Tobie też się uda 🙂

M.

Poznaj lepiej Miss Planner

Obserwuj

@missplannerpl

Projekt i Wykonanie: Rogosz Consulting