Masz czasem tak, że nie ogarniasz wszystkich spraw i nie wiesz od czego zacząć? Zaplanuj swój dzień z metodą ALPEN.

Ostatnio poznałam bardzo prostą i jednocześnie efektywną metodę planowania (takie lubię najbardziej :)). Mowa o metodzie ALPEN, która wymaga tylko 10 – 15 minut Twojego czasu każdego poranka. Jeżeli jeszcze o niej nie słyszałaś, myślę że warto poświęcić chwilę na przeczytanie dzisiejszego wpisu. Może zastosujesz ją w swoim życiu?

Wystarczy, że stworzysz harmonogram dnia według określonych zasad. Żeby zauważyć efekty, musisz być systematyczna i codziennie planować swój dzień według następujących kroków:

1. Wypisz zadania na dziś (A – Aufgaben)

Zacznij od wykonania listy wszystkich spraw, które musisz lub chcesz zrobić dzisiaj. Następnie przeczytaj swoją listę pod kątem powiązanych ze sobą czynności. Stwórz kategorie zadań i pogrupuj je: telefon do przyjaciółki, czy e-mail do klienta możesz zaliczyć do kategorii „kontakt”, a babski wieczór, czy spotkanie z klientem wrzuć do grupy „spotkania”. Ja używam w tym celu kolorowych zakreślaczy. Tworzę legendę, w której każdy kolor symbolizuje inną kategorię. Dzięki temu nie muszę tracić czasu na przepisywanie pogrupowanej listy zadań.

2. Określ czas wykonywania każdej czynności (L – Lange schatzen)

Gdy masz już listę zadań do wykonania na dziś, oszacuj czas trwania każdej z zaplanowanych przez Ciebie czynności. Jeżeli określisz zbyt krótki czas, ryzykujesz że wykonasz dane zadanie po łebkach lub się nie wyrobisz. Lepiej więc szacować z zapasem, ale z niezbyt dużym, żeby dana czynność nie rozciągnęła Ci się w czasie. W takim przypadku stracisz na efektywności. Pamiętaj, żeby zrobić to w sposób logiczny i realny. Postaraj się więc zrobić to w sposób logiczny i realny.

3. Zasada 60/40: zarezerwuj czas na sprawy nieprzewidziane (P – Pufferzeiten einplanen)

Życie codziennie nas zaskakuje. Rzadko zdarzają się dni, kiedy jesteśmy w stanie przewidzieć i dokładnie zaplanować każdą chwilę. Dlatego też, w metodzie ALPEN planujesz tylko 60% swojego czasu w ciągu dnia. Pozostałe 40% czasu jest „w pogotowiu” na sprawy nieprzewidziane w harmonogramie. Pamiętaj, żeby w swoim planie uwzględnić czas na przerwy, posiłki i relaks. Zasada 60/40 to fantastyczny sposób na obniżenie poziomu napięcia i stresu w życiu. Jeżeli okaże się, że przewidziałaś zbyt dużą rezerwę, nic nie szkodzi. Zawsze możesz spożytkować ten czas na rozwój swoich pasji, czy podtrzymanie relacji z kimś bliskim. Nie warto żyć pod presją, bo wtedy życie ucieka Ci przez palce.

4. Ustal priorytety (E – Entscheidungen treffen)

Przejrzyj swoją listę i ustal, co jest dla Ciebie najważniejsze, od czego zaczniesz, z czego możesz zrezygnować, a co zlecisz komuś innemu. To bardzo ważny etap. Wykorzystaj w tym celu metodę ABC, o której pisałam TUTAJ lub metodę Eisenhowera, o której przeczytasz TUTAJ. Spójrz krytycznie na stworzoną przez Ciebie listę i zdecyduj czy na pewno dasz radę wszystko zrobić. Jeśli tak, przenieś swój harmonogram do Twojego plannera lub kalendarza.

5. Działaj i kontroluj (N – Nachkontrolle)

W końcu możesz zabrać się za działanie 🙂 Pamiętaj, żeby systematycznie kontrolować, czy pracujesz zgodnie z ustalonym przez siebie harmonogramem. Jeżeli nie uda Ci się wykonać wszystkich założeń na dany dzień, zlokalizuj przyczynę i postaraj się następnym razem ją wyeliminować. Tymczasem część, której nie zdążyłaś zrobić przenieś na kolejny dzień. Po kilku dniach zaplanowanych w taki sposób powinnaś dojść do wprawy i poprawić swoją efektywność.

Jestem bardzo ciekawa, czy metoda ALPEN pomoże Ci się lepiej zorganizować 🙂 Koniecznie daj mi znać w komentarzu!