Nie wyrabiasz się z obowiązkami? Brakuje Ci czasu dla siebie? Czasem mała zmiana potrafi zdziałać cuda! Poznaj tajniki metody ABC.

Pierwszym krokiem w organizacji swojego czasu jest wypisanie wszystkich zadań na kartce i ich pogrupowanie. Metoda ABC to według mnie najprostsza metoda zarządzania czasem. Jest przy tym bardzo przydatna, bo w swojej prostocie zawiera całą esencję organizacji. Ale zanim przybliżę Ci tę metodę, chciałabym wspomnieć o zasadzie Pareto, bo to właśnie na niej opiera się cała ta metoda.

Zasada Pareto (80/20)

Regułę Pareto można określić jako zasadę 80/20. Oznacza to, że 20% czasu jaki poświęcasz na pracę, ma wpływ aż na 80% efektów, jakie osiągasz. I odwrotnie: 80% czasu jaki przeznaczasz na działanie ma wpływ tylko na 20% rezultatu. To bardzo ważna zależność. Można z niej wyciągnąć następujące wnioski:

• pracę należy zaczynać zawsze od zadań najistotniejszych, o największym znaczeniu dla Ciebie,
• zadania najłatwiejsze, które wymagają od Ciebie najmniejszego zaangażowania i czasu, zostaw na koniec.

Dlatego bardzo istotne jest ustalenie priorytetów. Pomoże Ci w tym metoda ABC, która wymaga od Ciebie wykonania trzech kroków:

1 krok

Wypisz na kartce wszystkie zadania, które określiłabyś jako pilne.

2 krok

Uporządkuj zadania z kartki, przyporządkowując każdemu z nich odpowiednią literkę, według następujących kryteriów:

A – do tej kategorii zalicza się wszystkie najważniejsze zadania. Szacuje się, że stanowią około 15% wszystkich zadań, a po ich wykonaniu zyskujesz aż 65% całkowitej wydajności. Przejrzyj swoją listę i wybierz z niej punkty, których:

• wypełnienie przybliży Cię do realizacji Twojej życiowej misji i najważniejszych celów,
• wykonanie przyniesie Ci największą korzyść,
• niewykonanie przyniesie Ci największą stratę.

B – w tej grupie znajdują się zadania o umiarkowanej ważności. Stanowią ok. 20% zadań i wpływają na 20% wydajności. Przejrzyj swoją listę i wybierz z niej pozycje, które:

• możesz delegować innej osobie (napisz obok kto mógłby wykonać to zadanie za Ciebie),
• umieściłbyś na środku skali ważności,
• są nieco mniej ważne od zadań, które zakwalifikowałaś do grupy A.

C – to grupa czynności mało ważnych. Te zadania to aż 65% ze wszystkich Twoich działań (!), a ich wpływ określa się tylko na 15% Twojej efektywności. Są to zadania, które:

• mają najmniejszy wpływ na Twoje życie,
• wszystkie mogą być wykonane przez inne osoby (deleguj część z nich i ponownie zapisz obok),
• których jest zazwyczaj najwięcej.

Rozszerzenie metody ABC w metodę ABCDE

Jeżeli masz ochotę, możesz rozbudować liczbę kategorii o dwie dodatkowe, czyli o kategorię D i E.

Kategoria D – to wszystkie zadania, które zamierzasz delegować innym.

Kategoria E – to kosz na śmieci, czyli zbiór zadań, z których chcesz zrezygnować. To zbiór zadań, które nie mają wpływu ani na Twoje cele życiowe, ani na zdrowie, samopoczucie i relacje z bliskimi. To niebezpieczne tzw. pożeracze czasu (wielokrotne sprawdzanie maili, długotrwałe oglądanie TV i granie na komputerze, bezwartościowe rozmowy przez telefon itp.)

3 krok

Na podstawie przygotowanej przez Ciebie, odpowiednio pogrupowanej listy zadań, zaplanuj dokładnie swój dzień. Zapisz je w swoim organizerze lub kalendarzu elektronicznym. Pamiętaj, żeby w Twoim planie dnia na początku znalazły się zadania z priorytetem A, następnie z B, a na końcu z C.

Jeżeli na Twojej liście znajduje się kilka zadań określonych jako najważniejsze, uszereguj je przypisując im symbol A1, A2, A3 itd. Tak samo zrób z zadaniami z grupy B i C.

Nie zaczynaj zadań oznaczonych jako B, dopóki nie skończysz czynności z kategorii A. Analogicznie – jeżeli nie zakończysz działań z grupy B, nie zaczynaj wykonywać zadań z grupy C.

Najlepiej, jeżeli wykonasz plan działania na okres dłuższy niż 1 dzień (np. na tydzień). Taki plan może być niepełny. Z czasem będziesz dokonywać korekt i uzupełniać poszczególne dni. Taki plan na tydzień wykonany np. w niedzielę wieczorem jest ogromną oszczędnością czasu. Sprawdziłam to na własnym przykładzie.

A Ty spotkałaś się już z tą metodą? Co o niej myślisz i czy u Ciebie też sprawdza się tak dobrze jak u mnie? 🙂 Czekam na Twoją opinię!