Jak się lepiej zorganizować? Poznaj 4 niezawodne zasady, które pomogą Ci poprawić Twoją wydajność.

Na przestrzeni lat poznałam wiele metod organizacji czasu, które często opierają się na tych samych zasadach. W niektórych znalazłam cenne wskazówki, które przemyciłam do swojego życia, inne natomiast nie potrafiły mnie zainspirować. Być może znajdziesz lub znalazłaś już metodę, która w całości sprostała Twoim potrzebom. Niezależnie od tego zachęcam Cię do przetestowania moich sposobów, które łączą w sobie zasady wielu popularnych metod organizacji czasu. Może Twoja efektywność wzrośnie jeszcze bardziej? 🙂 Oto reguły, których przestrzegam podczas planowania mojego tygodnia.

Ustalenie priorytetów

Dziś nie wyobrażam sobie planowania bez określenia zadań, które są najważniejsze. Ta zasada powtarza się wielokrotnie niemal w każdej metodzie organizacji czasu i to nie bez powodu. Często mamy tendencję do odkładania trudnych spraw, a szczególnie tych, które wydają nam się nie do zrobienia. Zamiast zmierzyć się z wyzwaniem i rozpisać je na małe kroczki, uciekamy w robienie zupełnie niepotrzebnych rzeczy. Kto z nas nie oglądał wspaniałego show z Pandami z tokijskigo zoo w roli głównej zamiast uczyć się do sesji :). Kiedyś często tak postępowałam. Nie zapisywałam listy zadań i łapałam się na tym, że wolałam zacząć od rzeczy przyjemnych i łatwych, które spokojnie mogłam zrobić kiedy indziej lub wcale. Wydawało mi się że jestem efektywna, ale tak naprawdę odkładałam wszystko na ostatnią chwilę i działałam pod presją – poniżej swoich możliwości. Wydaje mi się, że to jest najczęstszy błąd. „Najpierw najważniejsze”, to absolutna podstawa która pozwala uporządkować wszystkie sprawy.

Rezerwa czasowa

Nic mnie tak nie rozbija jak określona lista zadań, której się trzymam i nieprzewidziane sytuacje, krzyżujące moje plany. Ale takie jest życie – nieprzewidywalne. Na tym jednak polega cała idea organizacji czasu – mimo nieprzewidywalnego działać efektywnie. Dzięki metodzie ALPEN udało mi się zredukować czas, który tracę na rzeczy nieistotne – a wystarczy, że skrócę moją listę zadań i zarezerwuję kilka godzin na „niespodzianki”. Jeżeli uda mi się wykonać mój plan, staram się przeznaczyć ten czas na relaks i naładowanie baterii na kolejny dzień.

Moje rutynowe czynności

Formularz do planowania rutynowych czynności to mój własny pomysł, który bardzo ułatwił mi życie. Zawsze denerwowało mnie zapisywanie w kółko tego samego każdego dnia, więc zaprojektowałam specjalną tabelkę, dzięki której wypiszesz swoje codzienne rytuały tylko raz w tygodniu! Udostępniłam go specjalnie dla ciebie TUTAJ. Może też Ci się przyda? 🙂

Zasada 2 minut

„Jeżeli wykonanie danego zadania zajmie Ci mniej niż 2 minuty – wykonaj je od razu”. Tą rewelacyjną zasadę zaczerpnęłam z metody Getting Things Done. Bo po co mam zapisywać, że na przykład trzeba wynieść śmieci skoro niemal w tym samym czasie mogę to zrobić? A uwierz mi, długa lista zadań do zrobienia potrafi zdemotywować i przytłoczyć, zwłaszcza wtedy, gdy goni nas termin, a kalendarz jakby się skurczył…

Do wypisanych wyżej wskazówek na pewno można dopisać jeszcze kilka, ale te osobiście uważam za najskuteczniejsze dla osób, które dopiero zaczynają swoją przygodę z planowaniem i organizacją czasu.

A jakie Ty masz swoje niezawodne zasady, z których korzystasz podczas planowania? Napisz w komentarzu, bardzo chętnie je poznam! 🙂