GTD Digital Planner: planner cyfrowy oparty na najlepszej metodzie organizacji czasu – Getting Things Done

Cześć! Muszę przyznać, że od dawna marzyłam o stworzeniu plannera cyfrowego. Odkąd jestem szczęśliwą posiadaczką iPada, prawie się z nim nie rozstaję. Dlatego postanowiłam, że zaprojektuję funkcjonalny planner, z którego będę mogła korzystać na moim ulubionym tablecie. Po kilku miesiącach prac, prób i błędów, udało mi się stworzyć ponad 1000 stronicowy planner cyfrowy. To właśnie on będzie głównym tematem tego wpisu.

Plannery typu digital robią furorę m.in w USA. Mam wrażenie że w naszym kraju nie są jeszcze zbyt popularne. Jednak pomyślałam, że warto to zmienić 🙂

W tym wpisie przedstawię moje nowe dzieło najlepiej jak potrafię. Warto wspomnieć, że w efektywnym korzystaniu z plannera bardzo pomocna jest znajomość zasad systemu organizacji czasu the Getting Things Done, opracowanego przez Davida Allena. Jeżeli jednak nie słyszałaś nigdy o tej metodzie, postaram się opisać jej podstawowe założenia w jak najmniej skomplikowany sposób. Pomocne wskazówki znajdują się również w instrukcji dołączonej do plannera.

Zaczynajmy!

Planner cyfrowy GTD

Z plannera GTD możesz korzystać przy użyciu aplikacji wyświetlających pliki .pdf z hiperlinkami (tj. GoodNotes, Notability, Xodo, Noteshelf, itp.). Osobiście korzystam z mojego plannera na iPadzie wraz z rysikiem Apple. Rysik umożliwia przede wszystkim pisanie w plannerze, ale również bardzo sprawne nawigowanie po poszczególnych sekcjach.

Przetestuj zanim kupisz

Nie kupuj kota w worku – kliknij TUTAJ, aby pobrać całkowicie za darmo darmową, poprzednią wersję produktu z kolekcji 2022.

Strona otwierająca i instrukcja

Do całego zestawu dołączyłam oddzielną instrukcję m.in ze wskazówkami dotyczącymi synchronizacji plannera z aplikacją GoodNotes. Wewnątrz plannera znajdziesz też dodatkową instrukcję z podstawowymi informacjami odnośnie jego użytkowania. Będziesz mogła w każdej chwili uzyskać interesujące Cię informacje. Po prostu kliknij na wybrane pytanie, a zostaniesz przeniesiona na stronę z wyjaśnieniem danego zagadnienia:

Strona główna i menu

Aby maksymalnie ułatwić sprawne poruszanie się między sekcjami plannera, zaprojektowałam specjalne menu. Po kliknięciu na nazwę sekcji, trafisz do niej momentalnie 🙂

Planner zawiera wiele sekcji, przydatnych do organizacji całego życia:

• Datowany kalendarz na rok z odnośnikami do planów miesięcznych, tygodniowych oraz dziennych,
• Listy zadań posegregowane według metody GTD (więcej o listach TO-DO będzie w dalszej części wpisu),
• Projekty według sfer życia (Praca, Rozwój osobisty, Zdrowie i uroda, Inne oraz jedna sekcja do personalizacji),
• Skrzynka spraw wpływających = skrzynka odbiorcza (istotny element systemu GTD, przeczytasz o niej więcej później)
• Sekcje do samodzielnej personalizacji – do zaplanowania według własnych potrzeb (więcej informacji znajdziesz w instrukcji),
• Trackery pomocne przy wyrabianiu nowych nawyków, podzielone na sfery życia (Sport, Zdrowie i uroda, Nastrój, Inne),
• Odżywianie – sekcja zawierająca Przepiśnik, Listy zakupów oraz Dziennik posiłków z jadłospisem,
• Pomysły i lista z zadaniami do zrobienia Kiedyś/Może,
• Specjalna sekcja na zadania delegowane – czyli te, którymi nie zajmujesz się osobiście, a oczekujesz aż inne osoby je wykonają. Takie sprawy też wymagają nadzoru i kontroli, dlatego warto gromadzić je w jednym miejscu,
• Zarządzanie budżetem – zadbaj o finanse dzięki sekcji do zarządzania pieniędzmi! Znajdziesz tu nie tylko budżet roczny oraz miesięczny, ale też miejsce na monitorowanie oszczędności oraz harmonogram spłaty długów.

• Cele na rok – podzielone na sfery życia,
• Przypominajki – więcej dowiesz się w dalszej części wpisu,
• Listy zakupów
• Datowany dziennik na cały rok
• Notatki – do wyboru masz kartki z notatkami w kropki, linie, czyste lub mieszane.

Czy mogę przetestować planner przed zakupem?

Tak! Planner cyfrowy GTD znajdziesz w sklepie Miss Planner w kategorii Plannery cyfrowe. Zanim zdecydujesz się na zakup pełnowartościowej wersji płatnej,

kliknij TUTAJ, aby pobrać całkowicie za darmo darmową, poprzednią wersję produktu z kolekcji 2022.

Dzięki temu będziesz mogła przetestować, czy planner działa na Twoim tablecie, na wybranej przez Ciebie aplikacji. Ja tak jak pisałam wcześniej, ja posiadam iPada Pro z rysikiem Apple i korzystam z plannera w aplikacji GoodNotes dostępnej w Appstore.

A teraz przejdźmy do szczegółowego opisu każdej z poszczególnych sekcji, zawartych w pełnej wersji plannera cyfrowego GTD.

Kalendarz

Zgodnie z zasadami metody GTD, Kalendarz to miejsce przeznaczone tylko dla spraw, które mają zostać wykonane w określonym czasie. Warto o tym pamiętać i nie „zaśmiecać” go sprawami, które powinny znaleźć się w innych sekcjach plannera. Oto widok na kalendarz:

Każdy dzień w kalendarzu zawiera hiperlink odnoszący do konkretnego dnia roku. Wystarczy więc, że klikniesz na wybrany dzień, a zostaniesz przeniesiona do widoku na plan dnia. Natomiast kliknięcie na nazwę miesiąca przeniesie Cię do planu danego miesiąca.

Wszystkie elementy dekoracyjne, które widzisz na obrazkach to naklejki cyfrowe, które znajdziesz w darmowej książeczce z naklejkami cyfrowymi, dołączonej do zestawu 🙂 (o niej też napiszę później).

Cele na rok

Nie ulega wątpliwości, że każdy człowiek sukcesu regularnie wyznacza i realizuje cele. Dlatego projektując planner nie mogłam zapomnieć o dość rozbudowanej sekcji do wyznaczania celów. Możesz tutaj nie tylko zapisać swoje cele, ale też rozbić je na mniejsze kroki i opracować plan realizacji.

Plan miesiąca

Jak możesz zaobserwować na powyższym obrazku, cele mają swoje kategorie:

• Kariera
• Finanse
• Rozwój osobisty
• Zdrowie i uroda
• Duchowość
• Edukacja (nauka)
• Relacje
• oraz dodatkowa sekcja do personalizacji

Po kliknięciu na nazwę wybranej kategorii, zostaniesz przeniesiona do odsłony, w której możesz wypisać wszystkie swoje cele z danej kategorii:

Kiedy klikniesz na strzałkę z przyporządkowanym numerem, wyświetli się odsłona do zaplanowania kroków dotyczących jednego celu, która wygląda następująco:

Nie zapomnij zaplanować nagrody za zrealizowanie celu! To bardzo ważny element, który pomaga utrzymać motywację do działania i jest wyrazem docenienia samej siebie za wysiłek włożony w pracę nad celem.

Plany miesięczne

Tak prezentuje się widok na odsłonę z planem miesiąca. Po kliknięciu na pole z numerem dnia, na ekranie wyświetli się plan dnia. Po kliknięciu na numer tygodnia – zobaczysz plan na dany tydzień. Nie zapomnij zajrzeć do książeczki z naklejkami – znajdują się tam dwie strony pełne naklejek dostosowanych rozmiarem tak, aby idealnie pasowały do miejsc w obrębie planów miesięcznych.

Kliknięcie na przycisk Przejdź do planu miesiąca przekieruje Cię do drugiej części planu miesiąca, w której wyznaczysz m.in cele na dany miesiąc, spiszesz podsumowanie tego okresu oraz w razie potrzeby sporządzisz własne notatki.

Dzięki trackerowi nastroju możesz monitorować swój nastrój w miesiącu:

Plany tygodniowe

Oto widok na harmonogram tygodnia. Kliknięcie na konkretny dzień tygodnia przeniesie Cię do odpowiedniego planu dnia.

Kliknięcie na przycisk Przejdź do planu tygodnia przekieruje Cię do drugiej części planu miesiąca, w której wyznaczysz m.in cele na dany tydzień.

Plany dzienne

Metoda Getting Things Done co prawda nie zakłada konstruowania skomplikowanych planów dziennych (poza wpisywaniem do kalendarza aktywności zaplanowanych na konkretną godzinę, które muszą zostać wykonane akurat danego dnia – sekcja ze Spotkaniami). Postanowiłam jednak dodać kilka elementów dla osób, które są wierne tradycyjnym systemom organizacji czasu. To od Ciebie zależy jaką formę planowania wybierzesz!

Oto widok na plan dnia. Zawiera nie tylko miejsce na zaplanowanie spotkań, ale również na wyznaczenie priorytetów na dany dzień oraz sporządzenie notatek/własnej listy TO-DO na dzień.

Dziennik

Do każdego planu dnia podpięłam przycisk Przejdź do dziennika, który przeniesie Cię na odsłonę, w której możesz prowadzić swój pamiętnik. Dziennik prezentuje się następująco:

Pamiętaj, że możesz dodać strony m.in do dziennika, jeżeli chciałabyś zapisać więcej niż jedną stronę. Jak to zrobić? Tego typu informacje znajdziesz w instrukcji dołączonej do plannera.

Skrzynka spraw wpływających = skrzynka odbiorcza

To miejsce do zapisywania wszystkich spraw, jakie pojawiają się w Twoim życiu. Wpisz jedną sprawę do pola i oznacz aktualną datą. Na tym etapie nie ma potrzeby segregacji spraw. Skrzynka odbiorcza, to w uproszczeniu duży zbiór wszystkich spraw. Ocena oraz klasyfikacja spraw w metodzie GTD ma miejsce raz w tygodniu podczas tzw. Tygodniowego przeglądu

Projekty

Według systemu GTD, Projekty to cele, które wymagają więcej niż jednego działania, aby zostały uznane za zrealizowane.

Aby planner był jak najbardziej funkcjonalny, przygotowałam kilka kategorii dla Twoich projektów tj.: Praca, Rozwój osobisty itp.

Tak prezentuje się odsłona zawierająca listę projektów z konkretnej kategorii (na przykładzie projektów ze sfery Praca):

Dodatkowo, na każdej karcie wybranego projektu znajduje się miejsce na rozpisanie najbliższych działań do podjęcia:

Listy zadań = listy najbliższych działań

Zamiast tworzyć nieskończenie długie listy zadań na każdy dzień, możesz zarządzać najbliższymi działaniami. W jaki sposób to zrobić?

W plannerze umieściłam specjalne listy zadań z uwzględnieniem okoliczności oraz miejsc, w których przebywasz (do zrobienia w domu, w pracy, online, gdziekolwiek).

Czyli np. zadanie Upiec ciasto powinno znaleźć się na liście Do zrobienia w domu.

Zadania z określonymi ramami czasowymi zawsze powinno się wpisywać do Kalendarza.

W puste pola możesz dodatkowo wpisać swoje własne kategorie, do których będziesz przyporządkowywać najbliższe działania. Ten sposób planowania jest niezwykle efektywny, ponieważ przypomina Ci o zadaniach wtedy, kiedy jesteś w stanie je wykonać (znajdujesz się w odpowiednich okolicznościach).

WAŻNE! Najbliższe działanie powinno być prostą czynnością, która przybliży Cię do ukończenia Projektu. Upewnij się, że na listach zadań znajdują się tylko takie działania, które mogą zostać wykonane w dowolnym momencie, ale w niedalekiej przyszłości.

Jeżeli zadanie zajmie Ci mniej niż 2 minuty – wykonaj je od razu.

– David Allen

Zadania delegowane = zlecone (oczekują na wykonanie przez kogoś innego)

Nie wszystkie zadania będziesz wykonywać samodzielnie, dlatego stworzyłam sekcję na sprawy delegowane. Wpisz do tabeli i oznacz odpowiednią datą wszystkie zadania, które oczekują na zrealizowanie przez inne osoby.

Do zrobienia kiedyś/może = pomysły na bliżej nieokreśloną przyszłość

To specjalna lista przeznaczona na wszystkie Twoje pomysły (zarówno szalone jak i te mniej). Części z nich najprawdopodobniej nigdy nie zrealizujesz. Jednak zanim wyselekcjonujesz te, którymi będziesz się zajmować – zgromadzisz je w jednym, łatwo dostępnym miejscu.

Trackery

To sekcje przeznaczone do monitorowania postępów w tworzeniu nowych nawyków, Znajdziesz wśród nich trackery z kategorii:

• Sport
• Zdrowie i uroda
• Nastrój
• Inne

Sekcje do personalizacji

Sekcje do personalizacji zostały zaprojektowane po to, abyś mogła maksymalnie spersonalizować swój planner. Przeznacz każdą z nich na co tylko chcesz! Masz do dyspozycji trzy sekcje do zaprojektowania według własnych potrzeb.

Po przejściu do wybranej sekcji, możesz dodać do niej puste strony, bądź skopiować dowolną z tych już obecnych w plannerze. Pamiętaj, że masz do dyspozycji notatki (ikonka kółka z liniami w prawym górnym rogu) w różnych konfiguracjach (czyste strony, w linie, w kropki, mieszane).

Przypominajki

dodatkowa sekcja przeznaczona na zbiór powiadomień dotyczących bardzo ważnych rzeczy (dodatkowe przypomnienia). Nie jest to co prawda zasada metody GTD, ale osobiście czuję się lepiej, kiedy mam dodatkowe zabezpieczenie w postaci przypomnienia o najważniejszych dla mnie sprawach.

Pamiętaj, że absolutnie nie musisz korzystać ze wszystkich sekcji plannera. Strony można dowolnie usuwać, kopiować, dodawać, przekładać. Za to właśnie uwielbiam tę formę plannera 🙂

Odżywianie

Rozpisz jadłospis na każdy dzień, kolekcjonuj przepisy w Przepiśniku i zadbaj o dietę.

Zarządzanie budżetem

Zadbaj o finanse dzięki sekcji do zarządzania pieniędzmi! Znajdziesz tu nie tylko budżet roczny oraz miesięczny, ale też miejsce na monitorowanie oszczędności oraz harmonogram spłaty długów.

Listy zakupów

Notatki

Do wyboru masz kartki z notatkami w kropki, linie, czyste lub mieszane.

Bonus: Naklejki cyfrowe

Zaprojektowałam ponad 250 naklejek, aby Twój planner stał się kolorowy, wesoły i wyjątkowy! Szczegółowe wskazówki odnośnie korzystanie z naklejek cyfrowych znajdziesz w instrukcji dołączonej do plannera.

Bonus 2: 20 wzorów okładek

Będziesz miała również możliwość ozdobienia plannera dekoracyjną stroną tytułową. Wybierz swoją ulubioną spośród 20 wzorów:

O tym jak wstawić stronę tytułową do plannera przeczytasz w instrukcji dołączonej do plannera.

Opinie o naszym plannerze

Gdzie kupić planner cyfrowy?

kliknij TUTAJ, aby pobrać całkowicie za darmo darmową, poprzednią wersję produktu z kolekcji 2022.

Pełną aktualną wersję plannera kupisz klikając TUTAJ.

Jeżeli potrzebujesz pomocy, rady lub wsparcia – skontaktuj się ze mną i napisz na missplannerpl@gmail.com 🙂 Jeżeli masz jakieś pomysły lub życzenia odnośnie tego, co chciałabyś aby znajdowało się w Twoim wymarzonym plannerze cyfrowym – chętnie poczytam o tym w komentarzach.

Mam nadzieję, że Miss Plannerowa nowość Ci się podoba i że będziesz się świetnie bawić podczas planowania! 🙂

Pozdrawiam, M.