Twój system planowania wymaga rewolucji? Zobacz jak zmieniłam swoje nawyki i pozbyłam się chaosu ze swojego życia!

Nadszedł czas na zmiany! W moim życiu dzieje się ostatnio tak dużo, że zaczęłam mieć problemy z ogarnianiem rzeczywistości. Zaczęłam odnosić wrażenie, że żadna metoda się już u mnie nie sprawdza. Wtedy postanowiłam, że wrócę do korzeni – do metody Getting Things Done. Za każdym razem, kiedy sięgam po tą książkę – odkrywam coś nowego. Tak było i tym razem. Poświęciłam wiele dni, żeby uporządkować wszystkie swoje sprawy. Czy było warto? Przeczytaj i zobacz, co z tego wyszło!

Pierwszy krok

Mój system planowania przeszedł ostatnio rewolucję. Postanowiłam oczyścić swój umysł i przez kilka dni wypisywałam w brudnopisie absolutnie wszystkie sprawy, którymi chciałabym lub powinnam się zająć. Na mojej liście znalazły się zarówno duże, poważne projekty, jak i najprostsze czynności. Po tym całym procesie przelewania wszystkiego z głowy na papier poczułam ogromną ulgę. Nie spodziewałam się, że nagromadziło się w moim życiu aż tyle różnych spraw. W efekcie zapisałam kilkanaście stron A4! To właśnie był pierwszy, bardzo ważny krok mojej rewolucji 🙂

Porządkowanie

Gdy stworzyłam moją ogromną listę zadań, nadszedł czas na ich posegregowanie. Za radą Davida Allena, twórcy metody Getting Things Done, stworzyłam kilka pojemników na zadania. Każdy z nich będzie dotyczył jednej, ważnej dla mnie dziedziny życia.Pojemnikiem nazywam tematyczny zbiór na  projekty, które potem będę rozbijała na mniejsze zadania. W moim przypadku powstało osiem różnych, kolorowych pojemników:

1. Regeneracja. W tym pojemniku umieszczę wszystkie działania, dzięki którym naładuję swoje baterie, zrelaksuję się i nabiorę sił.
2. Życie towarzyskie. Zgromadzę tu wszystkie zaplanowane spotkania ze znajomymi, imprezy i inne aktywności, które będą budować moje relacje z innymi ludźmi.
3. Miss Planner. Pojemnik tylko na sprawy związane z działaniem sklepu i rozwijaniem marki Miss Planner.
4. Przyszłość zawodowa. Nie lubię stać w miejscu i ograniczać się do jednej dziedziny zawodowej. Dlatego zawsze mam dużo pomysłów na moją przyszłość.
5. Inne projekty zawodowe. Dodatkowe zlecenia, którymi zajmuje się moja firma (z wykluczeniem marki Miss Planner).
6. Hobby. Mam artystyczną duszę. Między innymi uwielbiam tworzyć. Treningi Crossfit z kolei są dla mnie odskocznią od codzienności. Dlatego dążę do tego, żeby wygospodarować czas na rozwijanie swoich zainteresowań i pasji.
7. Zdrowie i uroda. Nie lubię chodzić do lekarzy i unikam tego jak ognia. Stwierdziłam, że czas się przełamać i zrobić wreszcie komplet badań. Dodatkowo chciałabym pójść w końcu do kosmetyczki.
8. Pozostałe. Nie chciałam tworzyć zbyt dużej ilości pojemników, dlatego wszystkie pozostałe sprawy postanowiłam wrzucić do ostatniego, ósmego słoika.

Na tym etapie przyporządkowałam do każdego słoika tylko główne zagadnienia (projekty), które zamierzam rozpisać szczegółowo na kolejnym etapie rewolucji. Przykładowo, zamiast wpisywać zadanie: Kupić lustro do łazienki, zapisałam tylko projekt Remont do słoika Pozostałe. Jeżeli jakieś zagadnienie muszę rozbić na kilka etapów lub nie potrafię go określić w czasie – zaliczam je do projektów i przyporządkowuję do odpowiednich słoików. Jeżeli natomiast dane zadanie wymaga tylko jednego kroku i jest określone w czasie – od razu wpisuję je do plannera.

Przykład: Organizacja naszej parapetówki wymaga ode mnie całego szeregu przygotowań, dodatkowo nie jestem w stanie określić kiedy konkretnie zorganizuję imprezę. Dlatego Parapetówka ląduje w słoiku Życie towarzyskie jako jeden z głównych projektów. Z drugiej strony Spotkanie ze znajomymi w okolicznej knajpie w przyszły wtorek wpisuję od razu na konkretny dzień i godzinę w plannerze, ponieważ nie muszę się do niego specjalnie przygotowywać i znam konkretny termin spotkania.

Rozpisywanie projektów

Przykładowe projekty, które znajdują się w moich słoikach to:

Regeneracja:

• Urlopy w 2019
• Spędzanie czasu we dwoje

Hobby:

• Crossfit
• Rysowanie

Zdrowie i uroda:

• Badania
• Suplementy
• Uroda

Pozostałe:

• Remont
• Pies
• Auto

Na początku rozpisałam tylko najważniejsze w mojej ocenie projekty, resztę zostawiłam na później. Już sam fakt, że znajdują się w odpowiednich słoikach sprawia, że czuję się spokojniejsza. Podejrzewam, że jest tak dlatego, że nie muszę już ich ciągle odświeżać w swojej pamięci. Wystarczy, że spojrzę na swoje słoiki i wiem, że wszystko jest pod kontrolą. Teraz tylko będę musiała rozpisać każdy z projektów na kroki.

Według D. Allena przeciętny człowiek zbyt mało czasu poświęca na planowanie, czyli cały etap przygotowań do działania. Samo rozpisanie projektu na kroki wprowadza nasz umysł w stan spokoju. Dzięki temu wiemy, co robić i nie musimy się martwić, że jakiś projekt nad nami wisi. Unikamy też poczucia, że nie wiemy jak się za niego zabrać, przez co odwlekamy go w nieskończoność…

Rozdzielenie kalendarza i listy projektów

Wszystkie kroki do tego momentu rozpisałam na kartkach wkładu notesowego w kropki. Umieściłam je przed wkładem kalendarzowym, który będzie pełnił inną funkcję.

Po spisaniu wszystkich projektów i rozpisaniu najważniejszych z nich na małe kroki, nadszedł czas na planowanie w kalendarzu. Tak jak wspomniałam wcześniej, do plannera kalendarzowego, z rozpiską godzinową i listami to-do na każdy dzień, będę wpisywała:

1. Zadania do wykonania w określonym czasie,
2. Poszczególne małe kroki z projektów.

D. Allen radzi, żeby do kalendarza wpisywać tylko te działania, które musisz wykonać danego dnia. Dlaczego? Żeby nie zaśmiecać swojego plannera czynnościami, które mogą poczekać. Istnieje wtedy duże ryzyko, że pilne sprawy znikną w gąszczu wszystkich pozostałych. W efekcie najprawdopodobniej znowu w twoim kalendarzu zapanuje chaos.

Najważniejszy wniosek

Argument Allena mnie przekonał, dlatego postanowiłam połączyć swój wkład kalendarzowy z wkładem notatnikowym. Dzięki temu listę wszystkich spraw mam na samym początku swojego organizera. Każda sprawa będzie docelowo przypisana do odpowiedniej dziedziny (pojemnika, słoika) oraz do konkretnego projektu w postaci któregoś z kroków do wykonania. Założenie jest takie – kiedy będę w stanie określić czas, gdy będę chciała wykonać dany krok – dopiero wtedy wpiszę go do kalendarza.

Minął dopiero pierwszy miesiąc z moją nową strukturą plannera i muszę przyznać, że nigdy nie czułam takiego wewnętrznego spokoju. Mam wrażenie, że pozbyłam się uczucia niepokoju i stresu niemal całkowicie! Pomyśleć, że kiedyś było ono dla mnie codziennością…

Mam nadzieję, że znajdziesz w dzisiejszym wpisie wskazówki dla siebie i jakość twojego planowania wejdzie na nowy poziom. Trzymam za Ciebie kciuki!

M.