Jak tworzyć efektywne listy TO-DO? Poznaj 5 najczęstszych błędów i sprawdź jak je naprawić!

Czy mogłabym funkcjonować bez list TO-DO?

Cóż, tworzę ich bardzo wiele: od list zadań na każdy dzień, tydzień,miesiąc i rok, przez listy życzeń, zakupów, inspiracji, po listy książek, seriali i filmów do obejrzenia i jadłospisy. Jestem pewna, że gdyby ktoś zabrał mi możliwość ich tworzenia, czułabym się jak bez ręki 😉

Zalety tworzenia list TO-DO

Wiem, że to może zabrzmieć dziwnie, ale uważam że to właśnie dzięki tej małej manii moje życie zmieniło się na lepsze. Po pierwsze, odhaczając zadania/rzeczy ze swoich list mam nieustanne poczucie rozwoju. Po drugie odciążam swój umysł, bo wiem że wszystkie moje cele i marzenia są zamknięte w plannerze, który zawsze mam pod ręką. Po trzecie dzięki nim widzę, czy zmierzam w dobrym kierunku. Ponadto kontroluję swoje wydatki, monitoruję postępy w treningach, wprowadzam nowe nawyki i robię wiele innych fantastycznych rzeczy.

Zanim nauczyłam się konstruować listy TO-DO w prawidłowy sposób, popełniałam po drodze wiele błędów. Obecnie lista TO-DO z prawdziwego zdarzenia to dla mnie nie tylko zadania spisane w przypadkowej kolejności. To szczegółowa mapa, która każdego dnia wskazuje mi drogę do wyjścia z organizacyjnego chaosu. Być może dlatego bez nich czułabym się zagubiona?

Zła vs. Dobra lista TO-DO

1. Zła: Lista stworzona tylko w głowie

Zdarzyło Ci się kiedyś wybrać na zakupy bez listy i zapomnieć kupić jednego, a może nawet kilku produktów? Jestem pewna, że nie raz 😉 Nie martw się, ja miałam tak samo!

Tak samo jest w przypadku tworzenia list zadań. Aby działać sprawnie i efektywnie, umysł nie może być obciążony. Gdy nie zapiszesz tego, co masz do zrobienia będziesz musiała nieustannie odtwarzać w myślach swoją listę. To tylko niepotrzebnie obciąży Twój umysł. Co więcej, bardzo prawdopodobne, że w pewnym momencie nagle przypomnisz sobie, że o czymś zapomniałaś. Chyba nie muszę Cię dalej przekonywać, że takie postępowanie generuje stres i wprowadza całą masę chaosu do życia.

Dobra: Zapisana na kartce, w telefonie lub gdziekolwiek indziej

Dzięki spisaniu swojej listy zadań na kartce odciążysz swój mózg i umożliwisz mu sprawne działanie. Będziesz pewna, że o niczym nie zapomnisz. Mało tego, dzięki skreślaniu/odhaczaniu kolejnych zadań, będziesz mogła również na bieżąco monitorować swoje postępy. Po odznaczeniu wykonanego zadania, nie będziesz musiała już tracić czasu na rozmyślanie o nim – po prostu je skreślisz i przejdziesz dalej.

Zastanów przez chwilę i zapisz wszystkie sprawy do zrobienia. Nie przejmuj się na razie priorytetami, ani koniecznością grupowania zadań.

2. Zła: Nieprzemyślany zbiór zadań bez ładu i składu

To, że zapiszemy naszą listę TO-DO, nie oznacza wcale, że będzie ona dobra, ani że pomoże nam organizować nasz czas. Wiele osób tworzy swoje listy w taki oto sposób:

• skończyć prezentację,
• zadzwonić do p. Ani z kliniki
• pomóc bratu w przeprowadzce,
• sprzątnąć w kuchni,
• złożyć mamie życzenia,
• zadzwonić do hydraulika,
• spotkać się z klientem w sprawie strony internetowej,
• ugotować obiad na dziś i jutro,
• poćwiczyć,
• popracować nad nową wersją naszego sklepu,
• dokończyć projekt ulotek dla kliniki,
• pójść z psem do weterynarza
• zrobić zakupy spożywcze… i tak dalej i tak dalej.

Takie osoby zapominają o tym, że doba ma tylko 24 godziny. A kiedyś trzeba spać. Rozwiązaniem tego problemu jest uwzględnienie priorytetów.

Dobra: Lista z uwzględnieniem priorytetów, ze zgrupowanymi zadaniami

Wybierz ze swojej listy sprawy najważniejsze oraz najpilniejsze. Postaraj się jednak, aby nie planować więcej niż trzech priorytetów na dzień. Upewnij się że wykonasz je przed wszystkimi pozostałymi zadaniami. Dzięki temu unikniesz poczucia frustracji. Robienie bilansu zysków i strat ułatwi Ci to zadanie. Przykładowo: gdy nie sprzątniesz dzisiaj kuchni, świat się nie zawali. Jednak gdy nie zdążysz przygotować ulotek dla klienta, narażasz się na stres lub utratę zlecenia.

Kolejnym fajnym trikiem jest grupowanie zadań. Polega to na tym, że łączysz ze sobą podobne zadania, które następnie planujesz na konkretną porę dnia. Przykład: telefon do mamy, hydraulika i kliniki możesz wykonać jeden po drugim. Może się okazać, że będzie to dużo bardziej efektywne, niż przeplatanie telefonami pozostałych zadań. Przykład nr 2: Zakupy spożywcze możesz zrobić w drodze powrotnej ze spotkania z klientem. Kombinuj tak, aby Twoja lista była jak najlepiej przemyślana.

3. Zła: Zadania na liście są zbyt ogólne lub nierealistyczne

Dobrym przykładem będzie w tym przypadku punkt z naszej listy, który brzmi: popracować nad nową wersją naszego sklepu internetowego.

Cóż, praca nad nową wersją sklepu zajmie nam około miesiąca (jak nie dłużej). Zanim uzyskamy satysfakcjonujący efekt końcowy, musimy zrobić jakieś kilkadziesiąt rzeczy w kilkunastu etapach. Zbyt ogólnie zapisany punkt grozi tym, że gdy zabierzemy się za tworzenie sklepu, nie oderwiemy się od pracy. Około północy przypomnimy sobie, że warto by było się jednak położyć spać. Spojrzymy na naszą listę TO-DO i zorientujemy się, że połowa rzeczy zaplanowanych na dzisiaj jest nie zrobiona. Jak się czujemy? Jesteśmy źli, sfrustrowani i przemęczeni…

Dobra: Upewnij się, że Twoja lista jest związana z Twoją życiową misją, Twoimi celami i marzeniami i zawiera małe kroki.

Kontynuując przykład sklepu: jest to cel jak najbardziej związany z naszymi marzeniami. Jednak nie możemy zapominać o podzieleniu go na małe kawałeczki. Na jeden dzień powinniśmy zaplanować np. stworzenie wizualizacji strony głównej, na kolejny pierwszą część sesji zdjęciowej i tak dalej.

4. Zła: Lista niedostosowana do określonych pór dnia

Wcześniej pisałam o grupowaniu zadań. Równie ważnym czynnikiem jest też dostosowanie konkretnych typów zadań do określonych pór dnia.

Zastanów się czy wolisz ćwiczyć rano, w środku dnia, czy może wieczorem?

Kiedy działasz najsprawniej? Może warto wtedy zająć się tym trudnym projektem, który miałaś dzisiaj dokończyć?

Pamiętaj również, aby oszacować czas jaki przeznaczysz na poszczególne zadania z uwzględnieniem małego zapasu.

Dobra: Lista dostosowana do Twojego indywidualnego rytmu dnia

We wcześniejszym wpisie o metodzie bloków czasowych pisałam, że każda pora dnia, w zależności od preferencji jest dla nas lepsza na różnego rodzaju czynności. Przykładowo, mnie przy projektach lepiej siedzi się wieczorem, kiedy już nic „nie wisi” 😉 Spróbuj znaleźć swój rytm i wykorzystaj to do efektywniejszego planowania. Będziesz zdziwiona, o ile łatwiej pracować w taki sposób 🙂 Jeżeli chciałabyś dowiedzieć się więcej o metodzie bloków czasowych, przeczytaj ten wpis.

5. Zła: Lista bez uwzględnienia czasu na odpoczynek

To chyba błąd, z którym najczęściej się spotykam. No bo jak to, po co planować odpoczynek? Ja mam pracować, a nie odpoczywać!

Sama tak kiedyś myślałam i wielokrotnie na tym blogu podkreślałam, że niedobór odpoczynku doprowadził mnie do złej kondycji psychicznej. Gdy zmieniłam swoje podejście, przekonałam się, że odpoczynek jest kluczowy dla efektywnego działania. W czasie relaksu ładujemy swoje baterie, dzięki czemu działamy sprawniej i lepiej.

Dobra: Zaplanuj czas na dłuższy relaks i krótkie przerwy między poszczególnymi zadaniami

Zaplanuj krótkie przerwy między zadaniami i przynajmniej jedną dłuższą w ciągu całego dnia. Postaraj się dostosować długość przerw do tego, ile wysiłku kosztowało Cię każde z zadań.

Mam nadzieję, że moje rady pomogą Ci tworzyć od dzisiaj lepsze listy TO-DO. Wypróbuj je i podziel się ze mną swoimi wrażeniami! 🙂