Masz masę spraw do zrobienia i nie wiesz od czego zacząć? Poznaj system, dzięki któremu doprowadzisz wszystkie sprawy do końca!

Metoda, o której mowa nie należy do najprostszych do ogarnięcia. Jednak warto się w nią zagłębić, bo niesamowicie zwiększa efektywność naszych działań. Pozwala zakończyć wszystkie rozpoczęte sprawy. Redukuje nerwowość i napięcie w życiu. Sprawdziłam to na własnym przykładzie, więc z czystym sumieniem przedstawiam i polecam Ci moją ulubioną metodę – Getting Things Done (GTD). Jest to dość rozbudowany, ale niezwykle efektywny system organizacji czasu. Oto główne założenia i poszczególne etapy GTD:

Krok 1: zrelaksuj się

Pamiętaj, że tylko wypoczęty umysł jest w stanie pracować efektywnie. Dlatego bardzo ważna jest regularna relaksacja. Polecam od siebie trening autogenny lub inne nagrania relaksacyjne. Puszczam je sobie zazwyczaj przed snem, ale można to robić też rano, zaraz po przebudzeniu.

Krok 2: oczyść umysł

Przypomnij sobie jak najwięcej spraw, jakie masz do zrobienia. Zapisz wszystko, co wpadnie Ci do głowy. Wypisz zarówno sprawy ważne, wymagające od Ciebie poświęcenia większej ilości czasu (np. przygotowanie się do kolokwium), sprawy mniej ważne (np. planowanie wyjazdu na wakacje) oraz te błahe (np. przyszycie guzika w spodniach). Kolejność dowolna. Poświęć na to 10 – 15 minut.

Już? Świetnie! Właśnie oczyściłaś swój umysł 🙂

Teraz wybierz swoje pomoce, czyli miejsca w których będziesz gromadzić wszystkie sprawy (może być to np. organizer, aplikacja w telefonie, tablica korkowa lub zwykły zeszyt). Pamiętaj, że nie musisz się ograniczać do jednej formy – możesz korzystać z kilku. Do zapisywania wydatków możesz zainstalować w telefonie aplikację (np. Spendee, Money Zoom lub Spending Tracker). Natomiast do notowania celów, większych projektów, bieżących spraw, spotkań itd. możesz użyć organizera Miss Planner. Zdecyduj, jaki projekt i układ kartek będzie dla Ciebie najlepszy i kup wersję dedykowaną specjalnie dla Ciebie. Pamiętaj – wszystko zależy od Twoich potrzeb.

Krok 3: analizuj

Spójrz na kartkę z wypisanymi przez Ciebie sprawami do zrobienia. Przy każdej z nich wykonaj odpowiednie działania:

• Jeśli wykonanie danego zadania zajmie Ci mniej niż 2 minuty, wykonaj je TERAZ.
• Jeśli wykonanie danego zadania zajmie Ci więcej niż 2 minuty, zaznacz to zadanie kolorowym zakreślaczem (np. na niebiesko).
• Jeżeli dane zadanie wymaga podjęcia działań, ale nie jesteś w stanie określić kiedy, zakreśl je na inny kolor (np. na zielono).
• Gdy sprawa nie wymaga działania, ale zawiera informacje, które mogą się kiedyś okazać dla Ciebie przydatne zakreśl ją (np. na filoetowo).
• Wreszcie, gdy sprawa nie wymaga działania i nie zawiera żadnych istotnych informacji – skreśl ją.

Krok 4: uporządkuj

Zakreślone przez Ciebie na kolorowo zadania wymagają uporządkowania. Według D. Allena istnieją 2 główne kategorie zadań:

I. Sprawy do realizacji od zaraz

1. Lista projektów.
2. Materiały wspierające do projektów.
3. Plany projektowe.
4. Kalendarz.
5. Notatki przypominające o najbliższych działaniach.
6. Notatki przypominające o rzeczach, na które oczekujesz.

II. Sprawy niewymagające podejmowania natychmiastowych działań

1. Może kiedyś – sprawy potencjalne, na później.
2. Archiwum – sprawy do odniesienia się w przyszłości.
3. Śmieci – sprawy, które już skreśliliście.

Wszystkie kategorie i podkategorie powinny zostać umieszczone w określonych miejscach (organizer, kalendarz, aplikacja w telefonie, notatnik, segregator lub inne).

Projekty kartek, które znajdziesz w organizerze Miss Planner w wersji premium

Krok 5: przegląda

Regularnie przeglądaj bieżące sprawy i projekty. Nie zapomnij przy tym o cyklicznym dokonywaniu kompletnego przeglądu wszystkich spraw osobistych i zawodowych. Wyznacz sobie czas na przeanalizowanie zalegających zadań i projektów (przynajmniej raz w tygodniu), aby o nich pamiętać, bo samo ich zapisanie nie wystarczy.

Krok 6: wykonuj

Ustal priorytety. Zarezerwuj sobie czas na sprawy niespodziewane, zachowaj równowagę między wszystkimi dziedzinami życia, mierz siły na zamiary, planuj z głową. W tym celu przydatny może okazać się kwadrat Eisenhowera, o którym napiszę wkrótce.

Krok 7: spójrz globalnie

Podporządkuj działania swojej misji życiowej. Twórz nie tylko wizje i projekty krótkoterminowe. Spójrz na nie z perspektywy miesiąca, roku, 2, 5 lat i w końcu rozpatrz je w perspektywie całego swojego życia.

Spróbuj wykonać wszystkie 7 kroków. Nie wiem, jak będzie w Twoim przypadku, ale ja dokonałam dużej zmiany w swoim życiu, które stało się uporządkowane i bardziej spokojne. Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat metody GTD, zachęcam do lektury książki Davida Allena – Getting Things Done.

A wy jak radzicie sobie z organizacją czasu? Może ktoś z Was stosuje lub stosował tę metodę? 🙂