Jak wykorzystać każdy dzień do maksimum? Wypróbuj nową metodę, która zmieni twoje podejście do planowania!

Pinterest to jedno z moich ukochanych miejsc w Internecie. Zazwyczaj przeglądam go w poszukiwaniu inspiracji do moich projektów lub zdjęć. Nie spodziewałam się, że znajdę tam również ciekawe materiały dotyczące organizacji czasu. Zupełnie przypadkowo natknęłam się na bardzo ciekawy system planowania, którego wcześniej nie znałam. Im więcej czytałam o jego efektach, tym bardziej chciałam go wypróbować. Jeżeli nie słyszałaś jeszcze o metodzie bloków czasu (ang. time blocking), a chciałabyś działać sprawniej i efektywniej – czytaj dalej. Jestem ciekawa, czy polubisz tę metodę tak samo jak ja 🙂

Czym są bloki czasu?

Time blocking to innowacyjny system planowania, który możesz dostosować do swoich indywidualnych predyspozycji i nawyków. Dzięki tej metodzie lepiej uświadomisz sobie, w jakich porach dnia jesteś bardziej efektywna, a w jakich mniej. Pozwoli Ci to jak najlepiej zoptymalizować czas, jaki masz do wykorzystania w ciągu dnia. I to jest naprawdę super!

W skrócie – metoda ta polega na podzieleniu danego dnia na bloki czasowe. Podczas planowania w tym systemie musisz oszacować, ile czasu przeznaczysz na poszczególne dziedziny życia (bloki, kategorie). Dodatkowo, tworząc kolorową legendę, będziesz mogła przypisać swoje zadania do poszczególnych bloków. Jednym z bloków może być przykładowo twoja rutyna poranna i wieczorna, praca zawodowa itp. (więcej dowiesz się czytając dalej).

Od czego zacząć?

Aby ułatwić Ci planowanie, przygotowałam specjalny formularz do time blockingu, który możesz pobrać tutaj zupełnie za darmo! Będziesz mogła zaplanować z nim cały tydzień. Aby twój formularz wyglądał przejrzyście i estetycznie, zdecydowałam się go zaprojektować w formacie A4. Jeżeli korzystasz z BuJo (Bullet Journal), możesz narysować tabelę wzorując się na formularzu zaprojektowanym przez nas.

Wydrukuj lub narysuj swoją tabelę bloków czasu, jednak zanim ją wypełnisz…

Krok 1 Podziel swoje życie na kategorie (bloki)

Zastanów się jakie typy zadań wykonujesz każdego dnia i postaraj się określić, do jakiej kategorii byś je zaliczyła? W moim przypadku powstały cztery bloki:

1. Blok Rutyny porannej i wieczornej – każdy dzień zaczynam od pobudki, wypicia szklanki wody, mycia zębów, spaceru z psem i pysznego śniadania. Pomaga mi to zacząć dzień sprawnie, ze sporą dawką pozytywnej energii. Odkąd trzymam się swojej ustalonej rutyny nie mam czasu analizować, czy mi się chce wstawać z łóżka, czy nie. Podczas rutyny wieczornej natomiast, skupiam się głównie na pielęgnacji ciała i relaksacji. Wyciszam się i dbam o dobrą jakość mojego snu. Jeżeli nie odkrylaś jeszcze swojego sposobu na dobry początek i koniec dnia, wypróbuj różne warianty i znajdź ten, który będzie najlepszy dla Ciebie.

2. Blok Działań strategicznych to przede wszystkim aspekt zawodowy mojego życia. Zapisuję tutaj zbior zadań, które prowadzą do osiągnięcia moich celów zawodowych i rozwoju mojej kariery. Są to zadania wymagające ode mnie dużo energii i maksymalnej koncentracji.

3. Blok Buforu czasowego to rezerwa czasowa, która pozwala mi „nadgonić” wszystkie zaległości, jakie powstały w ciągu dnia. To bardzo cenny blok, który umożliwia spokojne działanie bez poczucia presji.

4. Blok Pozostałych czynności – umieszczam w nim wszystkie pozostałe zadania tj. prace domowe, trening, posiłki, czas dla siebie i wszystkie inne sprawy. Ich wspólną cechą jest to, że ich wykonanie nie wymaga ode mnie maksymalnego skupienia. Dzięki temu mogę je bez problemu załatwić nawet wtedy, kiedy jestem już trochę zmęczona.

Krok 2 Posegreguj bloki i stwórz kolorową legendę

• Uzupełnij legendę – użyj w tym celu kolorowych zakreślaczy lub kredek. Uwzględnij w niej wszystkie bloki: rutyna (u mnie kolor różowy), działania strategiczne (kolor zielony), bufor czasowy (kolor niebieski), pozostałe czynności (kolor żółty).
• Na każdy z bloków przeznacz określoną ilość czasu. Oszacuj, czy na daną kategorią chcesz przeznaczyć godzinę, dwie, trzy, a może jeszcze więcej czasu?

Krok 3 Rozpisz swój harmonogram

• Wpisz wszystkie bloki do formularza według określonych wcześniej ram czasowych. Pamiętaj, aby uwzględnić w nim wszystkie bloki i  zarezerwować na nie potrzebną ilość czasu.
• Postaraj się umiejscowić konkretne bloki w  porach dnia najbardziej dla nich optymalnych. Na przykład, najlepsza pora na blok działań strategicznych będzie wtedy, gdy jesteś pełna energii oraz kiedy najłatwiej Ci się skupić. Zastanów się – jesteś „sową”, czy raczej „skowronkiem”? Określ możliwie najlepsze ramy czasowe, uwzględniając swój indywidualny tryb życia.

Krok 4 Planuj!

Twórz swoje plany dnia oraz tygodnia, uwzględniając formularz bloków. Nieważne, czy masz planner ze standardowym wkładem, czy Bullet Planner/Journal. Wystarczą: listy „to do” na każdy dzień, odpowiednie kolory i oznaczenia.

Wskazówka 1: do rozpisania planu tygodnia stosuję prostszy podział na 3 bloki: poranek, środek dnia, wieczór. Specyficzny, 4-blokowy podział rezerwuję dla planowania poszczególnych dni.

Wskazówka 2: W planach dziennych i tygodniowych nie uwzględniam rutyny porannej oraz wieczornej, ze względu na powtarzalność czynności.

Dlaczego warto wypróbować system bloków czasu?

• nauczysz się działania strategicznego,
• dowiesz się, które pory dnia sprzyjają twojej efektywności,
• zmotywujesz się do opracowania swojej rutyny porannej i wieczornej,
• nauczysz się skupiać tylko na jednym zadaniu jednocześnie,
• zaczniesz lepiej pożytkować swoją energię,
• wyrobisz w swoim życiu pozytywne nawyki,
• szybciej osiągniesz swoje cele,
• rozpraszacze czasu (facebook, bezsensowne przeglądanie internetu itp.) przestaną krzyżować twoje plany 🙂

 Jak podoba Ci się metoda time blockingu? Słyszałaś już o niej kiedyś? Korzystałaś? Podziel się z nami swoimi doświadczeniami w komentarzu pod postem 🙂