Organizujesz wesele i szukasz lokalu? O czym warto pamiętać, jakie pytania zadawać i jakich błędów unikać przy podpisywaniu umowy?

Prowadzenie rozmów z menedżerami lokali weselnych to niezwykle ważny etap przygotowań. Od tego jak będą przebiegały negocjacje zależy nie tylko ostateczna cena imprezy, ale też przebieg wesela, który powinien być zgodny z waszą wizją. Zanim ja i mój mąż znaleźliśmy lokal odpowiedni dla nas, odbyliśmy wiele rozmów z różnymi restauracjami, hotelami i pensjonatami. Warto porównać przynajmniej kilka miejsc, żeby dowiedzieć się jakie są różnice w ich ofertach i jak możecie je dopasować do potrzeb swoich i waszych gości. Jeżeli więc organizujesz swój ślub i wesele i nie korzystasz przy tym z usług profesjonalnego wedding plannera – ten post jest dla Ciebie. Aby ułatwić ci to zadanie, stworzyłam organizer Panny Młodej, w którym zbierzesz wszystkie ważne informacje.

Wasze oczekiwania i lista pytań

Zanim zaczniecie poszukiwania lokalu na wasze wesele musicie określić orientacyjny budżet, jaki chcecie i możecie przeznaczyć na ten cel. Stwórzcie też wspólną wizję dotyczącą przede wszystkim:

• miejsca wesela (np. restauracja, hotel, pensjonat, a może ślub w plenerze?),
• otoczenia (las, jezioro, rzeka),
• odległości lokalu od waszego miejsca zamieszkania i kościoła (pamiętajcie o kwestii transportu gości).

Wstępne rozeznanie w lokalach weselnych

Gdy już wiecie jakie są wasze oczekiwania, poszukajcie w internecie miejsc, które spełniają wasze wymagania. Niektóre lokale mają na swoich stronach internetowych podstawową ofertę, z którą możecie się zapoznać przed pierwszym spotkaniem. Czasem jednak trzeba mailowo poprosić o indywidualne wysłanie oferty. Po jej otrzymaniu zwróćcie uwagę na:

• koszt „talerzyka”,
• czy sala pomieści wszystkich waszych gości,
• opłatę za korkowe, cenę alkoholu w lokalu,
• cenę za pokoje,
• wysokość zaliczki,
• oferowane menu,
• dodatkowe atrakcje i ich ceny (barman, stół wiejski, fontanna czekoladowa, fotobudka itp.)

Wybierzcie te oferty, które spełniają wasze wymagania i zaplanujcie spotkania z menedżerami interesujących was lokali.

Na spotkaniu

Jeżeli macie możliwość wybrania się na taką rozmowę z osobą, która zna się na organizacji wesel lub jest dobra w negocjacjach, warto skorzystać z jej pomocy. Nie od dziś wiadomo, że koszty wesela nie należą do najniższych. Menedżerowie restauracji i hoteli mają zazwyczaj niemałe doświadczenie w rozmowach z młodymi narzeczonymi, co jest dla nich dobrą okazją do naciągnięcia was na dodatkowe, niepotrzebne koszty. Wsparcie osoby doświadczonej może uchronić was od podpisania niekorzystnej umowy, zarówno od strony finansowej jak i zapisów w niej zawartych!

Pytania, jakie warto zadać na takim spotkaniu zawarłam w Planerze Panny Młodej, o którym wspomniałam na początku tego wpisu. Najważniejsze kwestie jakie warto poruszyć, to:

• niższa cena za wynajem pokoi dla waszych gości, ich ilość i dostępność,
• możliwości zmian w zakresie menu i ich wpływ na koszt „talerzyka”,
• wprowadzenie alternatywnych potraw dla wegetarian,
• możliwość degustacji menu,
• koszt tortu i możliwość zamówienia go w cukierni, którą wybierzecie sami,
• czy sala weselna będzie zarezerwowana tylko dla was i waszych gości?
• czy sala jest odpowiednio duża i czy posiada parkiet?
• czy w lokalu jest szatnia dla gości?
• czy sala jest klimatyzowana lub ogrzewana?
• czy prosta dekoracja sali jest w cenie pakietu? Jeżeli tak, co wchodzi w jej skład?
• za co trzeba dopłacić? (spytajcie o pokrowce na krzesła, uzupełnianie napojów i zimnych przekąsek, obsługę kelnerską, stół wiejski, fotobudkę, czy fontannę czekoladową; spotkałam się nawet z żądaniem dodatkowej opłaty za pobór prądu przez DJ-a…)

Negocjacje i konstruowanie umowy

Wszystkie założenia ustalone podczas spotkań i ceny poszczególnych usług powinny być szczegółowo opisane w umowie. To jest absolutna podstawa. Nie może być żadnych niedomówień i dwuznaczności. Dla przykładu – w naszej umowie z lokalem był zapis, że musimy zapłacić po weselu za wszystkie dodatkowe napoje zamówione przez naszych gości, a nawet za ich wizyty w hotelowym SPA! Co więcej, zażądano wysokiej kary (około 50% wartości imprezy) za odwołanie lub przełożenie wesela w terminie krótszym niż miesiąc przed planowaną datą, nie uwzględniając zdarzeń losowych. Udało nam się też, bez większych problemów, wynegocjować dwa dodatkowe pokoje dla naszych gości i znacznie zmniejszyć kwotę zaliczki (z kilku tysięcy do 1500 zł). Warto więc próbować negocjować umowę na waszą korzyść. Pamiętajcie też, że menedżerom zależy na kliencie i jest duża szansa, że pójdą wam na rękę. W końcu jak stracą klienta, to nie zarobią.

Podpisanie umowy

Przeczytajcie bardzo dokładnie umowę. Kilka razy. Zanim ją podpiszecie, najlepiej skonsultować jej treść specjalistą. Dzięki temu, w tym najważniejszym dniu będziecie spokojni, że wszystko jest dopięte na ostatni guzik i nie będzie żadnych przykrych niespodzianek 🙂

A Ty jakie masz doświadczenia z lokalami weselnymi? Może masz jakieś cenne rady dla przyszłych mężatek? 🙂