Organizery Miss Planner logo

Nie wyrabiasz się z obowiązkami? Brakuje Ci czasu dla siebie? Czasem mała zmiana potrafi zdziałać cuda! Poznaj tajniki metody ABC.

Nie wyrabiasz się z obowiązkami? Brakuje Ci czasu dla siebie? Czasem mała zmiana potrafi zdziałać cuda! Poznaj tajniki metody ABC.

2016-02-18

Autor: Magda Rogosz

Nie wyrabiasz się z obowiązkami? Brakuje Ci czasu dla siebie? Czasem mała zmiana potrafi zdziałać cuda! Poznaj tajniki metody ABC.

Pierwszym krokiem w organizacji swojego czasu jest wypisanie wszystkich zadań na kartce i ich pogrupowanie. Metoda ABC to według mnie najprostsza metoda zarządzania czasem. Jest przy tym bardzo przydatna, bo w swojej prostocie zawiera całą esencję organizacji. Ale zanim przybliżę Ci tę metodę, chciałabym wspomnieć o zasadzie Pareto, bo to właśnie na niej opiera się cała ta metoda.

Zasada Pareto (80/20)

Regułę Pareto można określić jako zasadę 80/20. Oznacza to, że 20% czasu jaki poświęcasz na pracę, ma wpływ aż na 80% efektów jakie osiągasz. I odwrotnie: 80% czasu jaki przeznaczasz na działanie ma wpływ tylko na 20% rezultatu. To bardzo ważna zależność. Można z niej wyciągnąć następujące wnioski:

  • pracę należy zaczynać zawsze od zadań najistotniejszych, o największym znaczeniu dla Ciebie,
  • zadania najłatwiejsze, które wymagają od Ciebie najmniejszego zaangażowania i czasu, zostaw na koniec.

Dlatego bardzo istotne jest ustalenie priorytetów. Pomoże Ci w tym metoda ABC, która wymaga od Ciebie wykonania trzech kroków:

1 krok

 Wypisz na kartce wszystkie zadania, które określiłabyś jako pilne.

2 krok

Uporządkuj zadania z kartki, przyporządkowując każdemu z nich odpowiednią literkę, według następujących kryteriów:

A do tej kategorii zalicza się wszystkie najważniejsze zadania. Szacuje się, że stanowią około 15% wszystkich zadań, a po ich wykonaniu zyskujesz aż 65% całkowitej wydajności. Przejrzyj swoją listę i wybierz z niej punkty, których:

  • wypełnienie przybliży Cię do realizacji Twojej życiowej misji i najważniejszych celów,
  • wykonanie przyniesie Ci największą korzyść,
  • niewykonanie przyniesie Ci największą stratę.

B - w tej grupie znajdują się zadania o umiarkowanej ważności. Stanowią ok. 20% zadań i wpływają na 20% wydajności. Przejrzyj swoją listę i wybierz z niej pozycje, które:

  • możesz delegować innej osobie (napisz obok kto mógłby wykonać to zadanie za Ciebie),
  • umieściłbyś na środku skali ważności,
  • są nieco mniej ważne od zadań, które zakwalifikowalaś do grupy A.

C to grupa czynności mało ważnych. Te zadania to aż 65% ze wszystkich Twoich działań (!), a ich wpływ określa się tylko na 15% Twojej efektywności. Są to zadania, które:

  • mają najmniejszy wpływ na Twoje życie,
  • wszystkie mogą być wykonane przez inne osoby (deleguj część z nich i ponownie zapisz obok),
  • których jest zazwyczaj najwiecej. 

Rozszerzenie metody ABC w metodę ABCDE 

Jeżeli masz ochotę, możesz rozbudować liczbę kategorii o dwie dodatkowe, czyli o kategorię D i E.

Kategoria D - to wszystkie zadania, które zamierzasz delegować innym.

Kategoria E - to kosz na śmieci, czyli zbiór zadań, z których chcesz zrezygnować. To ziór zadań, które nie mają wpływu ani na Twoje cele życiowe, ani na zdrowie, samopoczucie i relacje z bliskimi. To niebezpieczne tzw. pożeracze czasu (wielokrotne sprawdzanie maili, długotrwałe oglądanie TV i granie na komputerze, bezwartościowe rozmowy przez telefon itp.)

/

3 krok

Na podstawie przygotowanej przez Ciebie, odpowiednio pogrupowanej listy zadań, zaplanuj dokładnie swój dzień. Zapisz je w swoim organizerze lub kalendarzu elektronicznym. Pamiętaj, żeby w Twoim planie dnia na początku znalazly się zadania z priorytetem A, następnie z B, a na końcu z C. 

Jeżeli na Twojej liście znajduje się kilka zadań określonych jako najważniejsze, uszereguj je przypisując im symbol A1, A2, A3 itd. Tak samo zrób z zadaniami z grupy B i C.

Nie zaczynaj zadań oznaczonych jako B, dopóki nie skończysz czynności z kategorii A. Analogicznie - jeżeli nie zakończysz działań z grupy B, nie zaczynaj wykonywać zadań z grupy C.

Najlepiej, jeżeli wykonasz plan działania na okres dłuższy niż 1 dzień (np. na tydzień). Taki plan może być niepełny. Z czasem będziesz dokonywać korekt i uzupełniać poszczególne dni. Taki plan na tydzień wykonany np. w niedzielę wieczorem jest ogromną oszczędnością czasu. Sprawdziłam to na własnym przykładzie.

A Ty spotkałaś się już z tą metodą? Co o niej myślisz i czy u Ciebie też sprawdza się tak dobrze jak u mnie? :) Czekam na Twoją opinię!  

WITAJ!

Nazywam się Magda. Na moim blogu znajdziesz wskazówki i narzędzia potrzebne do skutecznej organizacji czasu. Stworzyłam ku temu kolekcję eleganckich, kobiecych organizerów, które umożliwią Ci kreatywne i przyjemne wyznaczanie, oraz realizowanie twoich celów!

Szukaj na blogu:

Archiwum

wybierz datę, aby kontynuować

Instagram

Jutro wyjeżdżamy na urlop! Z tego powodu wysyłka zamówień opóźni się do 21.08. Na osłodę, w nocy wstawimy całą masę nowości. Co więcej zostawiamy Was z kuszącymi promocjami 😊 Zo...

Plannery akademickie już prawie gotowe! Szykujcie się na wielką premierę! 🤓❤ #missplannerpl #missplannermint #plannergirl #planner #student #planneraddict #backtoschool #schoolg...

Każdy dzień może stać się najpiękniejszym dniem twojego życia. Nawet poniedziałek! 😀 Jak się dzisiaj czujecie? ❤
------
#plannergirl #planneraddicts #paperlove #plannerlove #pla...

Marzenie zapisane na kartce z datą staje się celem. Cel podzielony na ustalone kroki staje się planem. Plan wspierany przez działanie sprawia, że spełniają się twoje marzenia. K...

Czasami jeden uśmiech może sprawić, że dzień stanie się lepszy 😊❤ #missplannerpl #missplannermint #planneraddict #plannergirl #plannerfun #instagirl #sealovers #onthebeach #uśmi...

Nie pamiętam, czy kiedykolwiek wyszłam z home&you z pustymi rękami. Ostatnio upolowałam kolejny bardzo fajny zestaw naklejek 😊❤ Nie mogłam przejść obok nich obojętnie 😀 #misspla...

Gotowa na kolejny tydzień wyzwań? 😊❤💪 #missplannerpl #missplannerred #plannergirl #businesswoman #stickers #stickerlove #lovered #planneraddict #plannerjunkie #plannernerd #plan...

Moja ulubiona czerwona para, bez której nie zaczynam planowania: organizer i długopis Ruby Red 😍🖊❤ #missplannerpl #lovered #missplannerred #penaddict #stationerylove #plannergir...