Organizery Miss Planner logo

Nie wyrabiasz się z obowiązkami? Brakuje Ci czasu dla siebie? Czasem mała zmiana potrafi zdziałać cuda! Poznaj tajniki metody ABC.

Nie wyrabiasz się z obowiązkami? Brakuje Ci czasu dla siebie? Czasem mała zmiana potrafi zdziałać cuda! Poznaj tajniki metody ABC.

2016-02-18

Autor: Magda Rogosz

Nie wyrabiasz się z obowiązkami? Brakuje Ci czasu dla siebie? Czasem mała zmiana potrafi zdziałać cuda! Poznaj tajniki metody ABC.

Pierwszym krokiem w organizacji swojego czasu jest wypisanie wszystkich zadań na kartce i ich pogrupowanie. Metoda ABC to według mnie najprostsza metoda zarządzania czasem. Jest przy tym bardzo przydatna, bo w swojej prostocie zawiera całą esencję organizacji. Ale zanim przybliżę Ci tę metodę, chciałabym wspomnieć o zasadzie Pareto, bo to właśnie na niej opiera się cała ta metoda.

Zasada Pareto (80/20)

Regułę Pareto można określić jako zasadę 80/20. Oznacza to, że 20% czasu jaki poświęcasz na pracę, ma wpływ aż na 80% efektów jakie osiągasz. I odwrotnie: 80% czasu jaki przeznaczasz na działanie ma wpływ tylko na 20% rezultatu. To bardzo ważna zależność. Można z niej wyciągnąć następujące wnioski:

  • pracę należy zaczynać zawsze od zadań najistotniejszych, o największym znaczeniu dla Ciebie,
  • zadania najłatwiejsze, które wymagają od Ciebie najmniejszego zaangażowania i czasu, zostaw na koniec.

Dlatego bardzo istotne jest ustalenie priorytetów. Pomoże Ci w tym metoda ABC, która wymaga od Ciebie wykonania trzech kroków:

1 krok

 Wypisz na kartce wszystkie zadania, które określiłabyś jako pilne.

2 krok

Uporządkuj zadania z kartki, przyporządkowując każdemu z nich odpowiednią literkę, według następujących kryteriów:

A do tej kategorii zalicza się wszystkie najważniejsze zadania. Szacuje się, że stanowią około 15% wszystkich zadań, a po ich wykonaniu zyskujesz aż 65% całkowitej wydajności. Przejrzyj swoją listę i wybierz z niej punkty, których:

  • wypełnienie przybliży Cię do realizacji Twojej życiowej misji i najważniejszych celów,
  • wykonanie przyniesie Ci największą korzyść,
  • niewykonanie przyniesie Ci największą stratę.

B - w tej grupie znajdują się zadania o umiarkowanej ważności. Stanowią ok. 20% zadań i wpływają na 20% wydajności. Przejrzyj swoją listę i wybierz z niej pozycje, które:

  • możesz delegować innej osobie (napisz obok kto mógłby wykonać to zadanie za Ciebie),
  • umieściłbyś na środku skali ważności,
  • są nieco mniej ważne od zadań, które zakwalifikowalaś do grupy A.

C to grupa czynności mało ważnych. Te zadania to aż 65% ze wszystkich Twoich działań (!), a ich wpływ określa się tylko na 15% Twojej efektywności. Są to zadania, które:

  • mają najmniejszy wpływ na Twoje życie,
  • wszystkie mogą być wykonane przez inne osoby (deleguj część z nich i ponownie zapisz obok),
  • których jest zazwyczaj najwiecej. 

Rozszerzenie metody ABC w metodę ABCDE 

Jeżeli masz ochotę, możesz rozbudować liczbę kategorii o dwie dodatkowe, czyli o kategorię D i E.

Kategoria D - to wszystkie zadania, które zamierzasz delegować innym.

Kategoria E - to kosz na śmieci, czyli zbiór zadań, z których chcesz zrezygnować. To ziór zadań, które nie mają wpływu ani na Twoje cele życiowe, ani na zdrowie, samopoczucie i relacje z bliskimi. To niebezpieczne tzw. pożeracze czasu (wielokrotne sprawdzanie maili, długotrwałe oglądanie TV i granie na komputerze, bezwartościowe rozmowy przez telefon itp.)

/

3 krok

Na podstawie przygotowanej przez Ciebie, odpowiednio pogrupowanej listy zadań, zaplanuj dokładnie swój dzień. Zapisz je w swoim organizerze lub kalendarzu elektronicznym. Pamiętaj, żeby w Twoim planie dnia na początku znalazly się zadania z priorytetem A, następnie z B, a na końcu z C. 

Jeżeli na Twojej liście znajduje się kilka zadań określonych jako najważniejsze, uszereguj je przypisując im symbol A1, A2, A3 itd. Tak samo zrób z zadaniami z grupy B i C.

Nie zaczynaj zadań oznaczonych jako B, dopóki nie skończysz czynności z kategorii A. Analogicznie - jeżeli nie zakończysz działań z grupy B, nie zaczynaj wykonywać zadań z grupy C.

Najlepiej, jeżeli wykonasz plan działania na okres dłuższy niż 1 dzień (np. na tydzień). Taki plan może być niepełny. Z czasem będziesz dokonywać korekt i uzupełniać poszczególne dni. Taki plan na tydzień wykonany np. w niedzielę wieczorem jest ogromną oszczędnością czasu. Sprawdziłam to na własnym przykładzie.

A Ty spotkałaś się już z tą metodą? Co o niej myślisz i czy u Ciebie też sprawdza się tak dobrze jak u mnie? :) Czekam na Twoją opinię!  

WITAJ!

Nazywam się Magda. Na moim blogu znajdziesz wskazówki i narzędzia potrzebne do skutecznej organizacji czasu. Stworzyłam ku temu kolekcję eleganckich, kobiecych organizerów, które umożliwią Ci kreatywne i przyjemne wyznaczanie, oraz realizowanie twoich celów!

Szukaj na blogu:

Archiwum

wybierz datę, aby kontynuować

Instagram

Dobranoc ❇📒😊 #missplannerpl #gold #planner #organizer #a6 #plannernerd #planneraddict #plannerjunkie #plannercommunity #bed #photo #timetosleep #feather #pillow

Dopada Cię jesienna chandra? Poznaj moje sposoby na poprawę nastroju. Link w bio :) #missplannerpl #plannergirl #jesiennie #plannerlove #plannerfun #planner #autumn #curlyhair #...

Klasyczny, granatowy planner @czemimi ❤📒 Dziękujemy za śliczne zdjęcie Agata! 😊 Pięknego weekendu kochani 🍁 #missplannerpl #office #planner #wrzos #plannercommunity #workplace #...

Tydzień ma 7 dni i żaden z nich nie nazywa się

Ah, gdyby każdy dzień jesieni był taki piękny! 😍🍁🍂#missplannerpl #plannergirl #red #planner #squirell #dress #redlips #curlyhair #brunette #leaves #autumn #mood #planneraddict #...

Czy wiesz, co daje Ci radość i poczucie spełnienia w życiu? Gdy zapisałam odpowiedź na to pytanie w swoim dzienniku przemyśleń i inspiracji, stworzyłam idealny drogowskaz, który...

Jesień wcale nie musi być nudna i szarobura! Razem z Tosią jesteśmy zachwycone dzisiejszym spacerem i przesyłamy wam dużo uśmiechu 😊🍁🍊🍂❤#missplannerpl #plannergirl #plannercommu...

Jesień w pełni 😊🍁🍂#missplannerpl #planner #dog #instadog #blackdog #pumpkin #dynia #leaves #autumn #autumnmood #plannerlover #planneraddict #plannerjunkie #organizer #organizacj...

Niedziela - najpiękniejszy dzień w całym tygodniu 💛💛💛 #missplannerpl #yellow #planner #plannergirl #rednails #plannerlove #planneraddicts #plannercommunity #organizer #organizac...