Organizery Miss Planner logo

Nie wyrabiasz się z obowiązkami? Brakuje Ci czasu dla siebie? Czasem mała zmiana potrafi zdziałać cuda! Poznaj tajniki metody ABC.

Nie wyrabiasz się z obowiązkami? Brakuje Ci czasu dla siebie? Czasem mała zmiana potrafi zdziałać cuda! Poznaj tajniki metody ABC.

2016-02-18

Autor: Magda Rogosz

Nie wyrabiasz się z obowiązkami? Brakuje Ci czasu dla siebie? Czasem mała zmiana potrafi zdziałać cuda! Poznaj tajniki metody ABC.

Pierwszym krokiem w organizacji swojego czasu jest wypisanie wszystkich zadań na kartce i ich pogrupowanie. Metoda ABC to według mnie najprostsza metoda zarządzania czasem. Jest przy tym bardzo przydatna, bo w swojej prostocie zawiera całą esencję organizacji. Ale zanim przybliżę Ci tę metodę, chciałabym wspomnieć o zasadzie Pareto, bo to właśnie na niej opiera się cała ta metoda.

Zasada Pareto (80/20)

Regułę Pareto można określić jako zasadę 80/20. Oznacza to, że 20% czasu jaki poświęcasz na pracę, ma wpływ aż na 80% efektów jakie osiągasz. I odwrotnie: 80% czasu jaki przeznaczasz na działanie ma wpływ tylko na 20% rezultatu. To bardzo ważna zależność. Można z niej wyciągnąć następujące wnioski:

  • pracę należy zaczynać zawsze od zadań najistotniejszych, o największym znaczeniu dla Ciebie,
  • zadania najłatwiejsze, które wymagają od Ciebie najmniejszego zaangażowania i czasu, zostaw na koniec.

Dlatego bardzo istotne jest ustalenie priorytetów. Pomoże Ci w tym metoda ABC, która wymaga od Ciebie wykonania trzech kroków:

1 krok

 Wypisz na kartce wszystkie zadania, które określiłabyś jako pilne.

2 krok

Uporządkuj zadania z kartki, przyporządkowując każdemu z nich odpowiednią literkę, według następujących kryteriów:

A do tej kategorii zalicza się wszystkie najważniejsze zadania. Szacuje się, że stanowią około 15% wszystkich zadań, a po ich wykonaniu zyskujesz aż 65% całkowitej wydajności. Przejrzyj swoją listę i wybierz z niej punkty, których:

  • wypełnienie przybliży Cię do realizacji Twojej życiowej misji i najważniejszych celów,
  • wykonanie przyniesie Ci największą korzyść,
  • niewykonanie przyniesie Ci największą stratę.

B - w tej grupie znajdują się zadania o umiarkowanej ważności. Stanowią ok. 20% zadań i wpływają na 20% wydajności. Przejrzyj swoją listę i wybierz z niej pozycje, które:

  • możesz delegować innej osobie (napisz obok kto mógłby wykonać to zadanie za Ciebie),
  • umieściłbyś na środku skali ważności,
  • są nieco mniej ważne od zadań, które zakwalifikowalaś do grupy A.

C to grupa czynności mało ważnych. Te zadania to aż 65% ze wszystkich Twoich działań (!), a ich wpływ określa się tylko na 15% Twojej efektywności. Są to zadania, które:

  • mają najmniejszy wpływ na Twoje życie,
  • wszystkie mogą być wykonane przez inne osoby (deleguj część z nich i ponownie zapisz obok),
  • których jest zazwyczaj najwiecej. 

Rozszerzenie metody ABC w metodę ABCDE 

Jeżeli masz ochotę, możesz rozbudować liczbę kategorii o dwie dodatkowe, czyli o kategorię D i E.

Kategoria D - to wszystkie zadania, które zamierzasz delegować innym.

Kategoria E - to kosz na śmieci, czyli zbiór zadań, z których chcesz zrezygnować. To ziór zadań, które nie mają wpływu ani na Twoje cele życiowe, ani na zdrowie, samopoczucie i relacje z bliskimi. To niebezpieczne tzw. pożeracze czasu (wielokrotne sprawdzanie maili, długotrwałe oglądanie TV i granie na komputerze, bezwartościowe rozmowy przez telefon itp.)

/

3 krok

Na podstawie przygotowanej przez Ciebie, odpowiednio pogrupowanej listy zadań, zaplanuj dokładnie swój dzień. Zapisz je w swoim organizerze lub kalendarzu elektronicznym. Pamiętaj, żeby w Twoim planie dnia na początku znalazly się zadania z priorytetem A, następnie z B, a na końcu z C. 

Jeżeli na Twojej liście znajduje się kilka zadań określonych jako najważniejsze, uszereguj je przypisując im symbol A1, A2, A3 itd. Tak samo zrób z zadaniami z grupy B i C.

Nie zaczynaj zadań oznaczonych jako B, dopóki nie skończysz czynności z kategorii A. Analogicznie - jeżeli nie zakończysz działań z grupy B, nie zaczynaj wykonywać zadań z grupy C.

Najlepiej, jeżeli wykonasz plan działania na okres dłuższy niż 1 dzień (np. na tydzień). Taki plan może być niepełny. Z czasem będziesz dokonywać korekt i uzupełniać poszczególne dni. Taki plan na tydzień wykonany np. w niedzielę wieczorem jest ogromną oszczędnością czasu. Sprawdziłam to na własnym przykładzie.

A Ty spotkałaś się już z tą metodą? Co o niej myślisz i czy u Ciebie też sprawdza się tak dobrze jak u mnie? :) Czekam na Twoją opinię!  

WITAJ!

Nazywam się Magda. Na moim blogu znajdziesz wskazówki i narzędzia potrzebne do skutecznej organizacji czasu. Stworzyłam ku temu kolekcję eleganckich, kobiecych organizerów, które umożliwią Ci kreatywne i przyjemne wyznaczanie, oraz realizowanie twoich celów!

Szukaj na blogu:

Archiwum

wybierz datę, aby kontynuować

Instagram

☕✒📒 #workingspace #coffee #planner #planner2018 #plannerlove #coffeecup #morning #organizer #mydesk #loveplanning #plannernerd #plannerjunkie #rzeszów #grandhotelboutique

Dream + work = success ❤ #missplannerpl #coffeetime #cookies #planner #plannergirl #planneraddict #plannerlover #loveplanning #workingspace #organizacja #czasu #sukces #planer #...

Właśnie uruchomiliśmy nowe promocje cenowe i gratisowe ❤ Zapraszamy na sklep.missplanner.pl 😊⚡#missplannerpl #planner #pineapple #marble #planneraddict #photo #plannerjunkie #pr...

❤#missplannerpl #plannercollection #plannercommunity #planner #plannerlove #flowers #organizer #kalendarz #kalendarz2018 #planowanie #planer #planneraddict

Miłego dnia! 😊☀️ #missplannerpl #plannergirl #cookies #working #workspace #working #plannergirl #planowanie #coffeetime #coffeeaddict #plannercommunity #planner #plannerjunkie #...

✨✨✨✨ NOWOROCZNE ROZDANIE ✨✨✨✨
Rozpocznij Nowy Rok od fantastyczniej wygranej. Razem z zaprzyjaźnionymi blogerami przygotowaliśmy dla Was nagrody, które sprawią że rok 2018 będzi...

Niedzielny relaks 🙃🎧🎶 #missplannerpl #headphones #lovemusic #loveplanning #plannergirl #musicaddict #brunette #relaxed #sunday #planner #plannerjunkie #plannernerd #paperlove

...but first COFFEE 😉 #missplannerpl #coffee #coffeetime #coffeeaddict #planner #plannergirl #plannerlove #planner2018 #myplanner #planowanie #organizer #missplanner #a5 #planne...

✨✨✨✨ NOWOROCZNE ROZDANIE ✨✨✨✨
Rozpocznij Nowy Rok od fantastyczniej wygranej. Razem z zaprzyjaźnionymi blogerami przygotowaliśmy dla Was nagrody, które sprawią że rok 2018 będzi...

Organizer miętowy A5 - nasz bestseller 2017 😍💚 #missplannerpl #plannergirl #planner #planneraddict #plannerlove #plannerobsessed #plannernerd #organizer #kalendarz #planer #plan...