Organizery Miss Planner logo

Nie wyrabiasz się z obowiązkami? Brakuje Ci czasu dla siebie? Czasem mała zmiana potrafi zdziałać cuda! Poznaj tajniki metody ABC.

Nie wyrabiasz się z obowiązkami? Brakuje Ci czasu dla siebie? Czasem mała zmiana potrafi zdziałać cuda! Poznaj tajniki metody ABC.

2016-02-18

Autor: Magda Rogosz

Nie wyrabiasz się z obowiązkami? Brakuje Ci czasu dla siebie? Czasem mała zmiana potrafi zdziałać cuda! Poznaj tajniki metody ABC.

Pierwszym krokiem w organizacji swojego czasu jest wypisanie wszystkich zadań na kartce i ich pogrupowanie. Metoda ABC to według mnie najprostsza metoda zarządzania czasem. Jest przy tym bardzo przydatna, bo w swojej prostocie zawiera całą esencję organizacji. Ale zanim przybliżę Ci tę metodę, chciałabym wspomnieć o zasadzie Pareto, bo to właśnie na niej opiera się cała ta metoda.

Zasada Pareto (80/20)

Regułę Pareto można określić jako zasadę 80/20. Oznacza to, że 20% czasu jaki poświęcasz na pracę, ma wpływ aż na 80% efektów jakie osiągasz. I odwrotnie: 80% czasu jaki przeznaczasz na działanie ma wpływ tylko na 20% rezultatu. To bardzo ważna zależność. Można z niej wyciągnąć następujące wnioski:

  • pracę należy zaczynać zawsze od zadań najistotniejszych, o największym znaczeniu dla Ciebie,
  • zadania najłatwiejsze, które wymagają od Ciebie najmniejszego zaangażowania i czasu, zostaw na koniec.

Dlatego bardzo istotne jest ustalenie priorytetów. Pomoże Ci w tym metoda ABC, która wymaga od Ciebie wykonania trzech kroków:

1 krok

 Wypisz na kartce wszystkie zadania, które określiłabyś jako pilne.

2 krok

Uporządkuj zadania z kartki, przyporządkowując każdemu z nich odpowiednią literkę, według następujących kryteriów:

A do tej kategorii zalicza się wszystkie najważniejsze zadania. Szacuje się, że stanowią około 15% wszystkich zadań, a po ich wykonaniu zyskujesz aż 65% całkowitej wydajności. Przejrzyj swoją listę i wybierz z niej punkty, których:

  • wypełnienie przybliży Cię do realizacji Twojej życiowej misji i najważniejszych celów,
  • wykonanie przyniesie Ci największą korzyść,
  • niewykonanie przyniesie Ci największą stratę.

B - w tej grupie znajdują się zadania o umiarkowanej ważności. Stanowią ok. 20% zadań i wpływają na 20% wydajności. Przejrzyj swoją listę i wybierz z niej pozycje, które:

  • możesz delegować innej osobie (napisz obok kto mógłby wykonać to zadanie za Ciebie),
  • umieściłbyś na środku skali ważności,
  • są nieco mniej ważne od zadań, które zakwalifikowalaś do grupy A.

C to grupa czynności mało ważnych. Te zadania to aż 65% ze wszystkich Twoich działań (!), a ich wpływ określa się tylko na 15% Twojej efektywności. Są to zadania, które:

  • mają najmniejszy wpływ na Twoje życie,
  • wszystkie mogą być wykonane przez inne osoby (deleguj część z nich i ponownie zapisz obok),
  • których jest zazwyczaj najwiecej. 

Rozszerzenie metody ABC w metodę ABCDE 

Jeżeli masz ochotę, możesz rozbudować liczbę kategorii o dwie dodatkowe, czyli o kategorię D i E.

Kategoria D - to wszystkie zadania, które zamierzasz delegować innym.

Kategoria E - to kosz na śmieci, czyli zbiór zadań, z których chcesz zrezygnować. To ziór zadań, które nie mają wpływu ani na Twoje cele życiowe, ani na zdrowie, samopoczucie i relacje z bliskimi. To niebezpieczne tzw. pożeracze czasu (wielokrotne sprawdzanie maili, długotrwałe oglądanie TV i granie na komputerze, bezwartościowe rozmowy przez telefon itp.)

/

3 krok

Na podstawie przygotowanej przez Ciebie, odpowiednio pogrupowanej listy zadań, zaplanuj dokładnie swój dzień. Zapisz je w swoim organizerze lub kalendarzu elektronicznym. Pamiętaj, żeby w Twoim planie dnia na początku znalazly się zadania z priorytetem A, następnie z B, a na końcu z C. 

Jeżeli na Twojej liście znajduje się kilka zadań określonych jako najważniejsze, uszereguj je przypisując im symbol A1, A2, A3 itd. Tak samo zrób z zadaniami z grupy B i C.

Nie zaczynaj zadań oznaczonych jako B, dopóki nie skończysz czynności z kategorii A. Analogicznie - jeżeli nie zakończysz działań z grupy B, nie zaczynaj wykonywać zadań z grupy C.

Najlepiej, jeżeli wykonasz plan działania na okres dłuższy niż 1 dzień (np. na tydzień). Taki plan może być niepełny. Z czasem będziesz dokonywać korekt i uzupełniać poszczególne dni. Taki plan na tydzień wykonany np. w niedzielę wieczorem jest ogromną oszczędnością czasu. Sprawdziłam to na własnym przykładzie.

A Ty spotkałaś się już z tą metodą? Co o niej myślisz i czy u Ciebie też sprawdza się tak dobrze jak u mnie? :) Czekam na Twoją opinię!  

WITAJ!

Nazywam się Magda. Na moim blogu znajdziesz wskazówki i narzędzia potrzebne do skutecznej organizacji czasu. Stworzyłam ku temu kolekcję eleganckich, kobiecych organizerów, które umożliwią Ci kreatywne i przyjemne wyznaczanie, oraz realizowanie twoich celów!

Szukaj na blogu:

Archiwum

wybierz datę, aby kontynuować

Instagram

Planner na lipiec do pobrania na missplanner.pl blog->darmowe projekty 😊 Miłego planowania! 💗#missplanner #plannergirl #stationery #stationeryaddict #plannerjunkie #stevejobs #b...

Follow your heart ❤😊 #planner #plannerdecoration #bujo #bujocommunity #bujoaddict #bulletjournal #plannerlove #plannerjunkie #plannernerd #bulletplanner #plannerlove #plannerins...

Promocja na kolekcję ślubną trwa! ❤ Zdobądź swój organizer 15% taniej na sklep.missplanner.pl 😊 #missplanner #organizacja #slub #wesele #slubneinspiracje #organizacjaslubu #wedd...

Czerwony + Boho to jedno z naszych ulubionych połączeń 😊❤📒#planner #plannerlove #plannercommunity #planneraddict #plannerjunkie #plannernerd #plannerlove #perfect #gift #organiz...

Moje ulubione pudełeczko z karteczkami ❤ #missplanner #stationery #stationeryaddict #stationerylove #planner #plannergirl #planneraccessories #plannerstuff #planneraddict #plann...

Mint beauty 💚 #missplanner #love #mint #planners #organizer #organizacja #planner #planer #planneraddict #plannerlove #plannernerd #plannerjunkie #plannergirl #planowanie #stati...

Wszędzie dobrze, ale na wsi najlepiej 😊🐕🐾🐶 #black #dog #crazydog #instadog #polish #country #love #my #doggy #boomerang #gif #photo #loop #blackdog #pure #happiness #happy #week...

Pamiętaj o zaplanowaniu czasu dla siebie. Rób sobie małe przyjemności! 😊🖒❤ #missplanner #planner #organizer #plannergirl #love #mint #bike #biker #girl #happy #day #weekend #row...

Mały czy duży? 📒😊❤💛💚 #missplanner #planner #colors #collection #plannergirl #plannerlove #planneraddict #plannerobsessed #planer #planners #organizer #organizacja #czasu #wybier...

Szykujemy dla Was różowe organizery A6 i MAXI A5! 😊💗 A to dopiero początek nowości nad którymi pracujemy 💪#missplanner #plannergirl #pink #planner #planneraddict #plannernerd #p...